干系人管理,项目经理的必备能力




身为项目经理,必备的职业能力就是可以准确识别不同干系人在项目中所处的心态。不同的干系人有不同的期望及需求,了解他们的利益点,分析哪些是得利方,哪些是失利方,清楚掌握每个干系人的影响力,甚至对他们的兴趣爱好,都要进行分析,从而管理他们的需求和期望。而做这件事情的最终目的,是为了确保我们的项目成功。


项目干系人分为内部干系人和外部干系人。内部干系人主要指公司内部的项目组成员或组织,外部干系人主要是指甲方或是第三方与项目相关联的成员或组织。


不论是内部干系人还是外部干系人,都有可能影响整个项目的走向,一旦对他们的期望管理出现差池,可能会直接导致项目失败。相反,优秀的项目经理往往能够第一时间理清并识别干系人需求,管理他们的期望,甚至利用关系人所处的位置及影响,正向推动项目进展,对项目形成正面影响。


我们要把干系人的期望当做是一个项目目标来进行管理,通过不断沟通,挖掘干系人深层次需求,规避潜在风险。而各个干系人的期望、需求,以及项目的潜在风险,我们都应该记录到项目管理系统当中,以确保对自己团队内部的项目成员能够做到信息互通。


这样做的目的还有一点,项目规模不同,每个项目都有不同数量的干系人存在,而对于影响项目走向的外部核心干系人,应该都由不同的团队成员去专门负责跟进。而跟进的结果在团队内部也要尽可能做到公开,透明(除某些核心机密外)。因此,像市面上类似于有谱项目管理系统这样的软件,基本都具备干系人跟进的功能。


除了一些两三个月为期的短期项目外,在项目阶段进行切换或项目变更时,会经常出现干系人变动。或许是职位调动,或许是直接被移除项目之外,面对各种情况我们要做到对干系人的定期识别,尤其是在项目进行到关键节点时更要注意,一旦出现变动一定要第一时间掌握最新情况,获取最新的干系人信息,否则就会出现混乱。项目出现混乱,严重的会导致甲方频繁抱怨,抵触情绪高涨,配合度降低,同时也会进一步让公司内部项目团队成员的积极性下降。


为此,我们要确保项目实施过程中的所有信息,包括进度、风险、问题等在内部项目成员当中透明公开,出现负面情况第一时间安排对应人员跟进,并将最终结果继续同步到项目管理系统当中,这样才可以让团队成员都能够清晰掌控项目进展,合理调配资源,协同作战。

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