对每一位项目负责人来说,项目管理都是一个艰巨的任务,若要按时、按质、按量地高效完成项目更是不易。首先要对项目管理的难题了如指掌,其次需要运用正确的解决方案付出实践,才有可能战胜项目管理中的诸多挑战。
无论行业的特性或规模,项目经理在管理中,都经常要面对以下几个典型的管理难题:
1、项目进度不可控
l 项目目标分解不清晰,无法实时监控各环节的进度
l 项目信息传递效率低,无法及时处理项目遇到的问题
2、跨部门协作不畅
l 涉及人、财、物各种资源时,借调费时费力
l 跨部门的协同配合困难重重,协作沟通不畅
3、无法做到数据的持久化
l 传统项目过程中的任务、合同、费用、采购等纸质信息无法有效管理
l 操作完成后不留数据信息,不便于后期查看与数据比对分析
4、项目管理成本高
l 人工操作各类数据,容易前后不一致,工作效率低
l 项目驻外人员处理相关信息不顺畅,时效性差
5、项目成员权责模糊
l 项目执行过程中各类事务的操作、调整没有痕迹保留,难以确认权责
l 审批权限落实难,无法建立权责体系
6、知识共享难
l 项目文档、知识难以共享,管理经验难以复制
l 角色化获取与呈现难,无法实现积累与应用
以上几点是项目管理中常见的问题,特别是对于传统项目管理模式,这是首要克服的弊端。要彻底解决以上项目管理难题,我们必须寻找创新的解决方案。
随着企业信息化管理的不断深入,信息化管理工具也成为了我们的首选,有谱项目管理软件,覆盖PMBOK五大过程、十大知识域,包含项目范围管理、进度管理、收支管理、工时管理、物料采购管理、风险管理等功能;以收支数据为主线,打通CRM客户、订单管理和费用支出管理;为企业提供了一站式项目管理解决方案。
下面我们一起看一下有谱项目管理系统是如何解决以上问题的:
1、项目进度查询:
项目负责人可以使用甘特图功能快速查看各种任务的状态,并可以确定任务是否过期,很好的解决了项目进度不可控的问题。
2、工作进度跟进报告 :
当工作正在进行或完成时,根据进度的实际执行情况和内容,进行工作进度跟进报告,并可以将工作中产生的文件或档案,上传附件直接保存到"工作报告"中,以备将来参考。
3、工作任务提醒:
系统会自动发送工作任务提醒,以帮助项目组成员,围绕他们负责的任务组织日常工作,更好的融合项目进度与员工协作的问题。
4、数据库存储
系统可以将所有数据(包括费用、转发给客户的账单、项目资源、客户信息以及计划和完成的任务)存储在数据库,保证数据安全的同时便于检索和查看,特别是为后期业务的扩展提供了数据支持。
5、文件共享
支持快速共享文件,管理者可以通过联系人列表,设置相应访问权限。只要是具有相应权限的团队成员,便可以在其中向系统添加文件或者阅读和下载相应文件,大幅度提高沟通效率。如果是像有谱这种支持PC+移动的项目管理软件,还可以实现项目成员随时随地快速访问数据。
这些只是项目管理系统一小部分功能应用,关于更多项目管理应用,您可以关注我们,或查看往期文章!