项目管理过程中,面对新需求时,对需求本身的分析,项目团队应采用的态度,以及不同的解决方案,基本将具体问题具体分析的落在实处。在项目管理过程中,只要项目团队永远记得分析项目的实时动态,以项目的最终目的为行事准则,那么就能决策出最适合的应对方法。
分析评估当前数据信息,不过于依赖经验
“前人之事后人之师”是提醒我们要注重往常的经验教训,因此很多时候大家在进行项目工作前为了省事,过于相信以往做过的项目,完全参照以往数据,之后反而在有些地方吃了亏。
任何时候,经验都只能作为参考,不能完全照搬,复制即使不一定会出错,但也不会进步。
开启新的项目前,新项目随处的时间、背景、企业状况等与以前本就不同了,很多市场信息需要重新收集,并进行新的分析评估。
大家在创建项目计划时,愿意前期花时间对现有资源进行分析,在此基础上再参考过往进行规划,会让计划更加严谨、正确,之后实施起来也有保障。
另外,明确应对新需求的态度与措施
当因为新需求出现项目范围蔓延的情况时,一定不要直接拒绝客户,这是态度的问题,首先要和客户沟通,挖掘客户变更的真实原因。
我们先要评估需求变更的影响和风险,在不影响公司利益的前提下,如果可行,可以直接答应;如果操作比较困难,先和客户说明情况,然后申请评估后给出回复。
然后,组织相关项目团队人员,讨论变更可行性和方案,同时上报领导。领导同意,那组织团队进行变更;领导不同意,委婉回绝客户。若客户坚持要将自己项目再次升级,那么让领导和客户之间去达成共识。
面对客户需求的不同应对之法
当客户提出新需求,项目组可先回去看看你的项目范围。如果是合理需求,要给人家实施;如果确定是新需求超出合同范围,应让客户明确认识这点,重新提交需求变更,追加预算;如果对方说他们公司不愿意加钱,那就申请公司高层去互相沟通比较合适了。
项目团队要从新需求合理性和迫切性进行分析,要站在客户角度思考:为什么提出这些新需求,是之前有这个业务没有讲,还是业务扩展了,还是提了更好的方案。从而判断是否合理,合理了是否现在必须的,从而沟通哪些作为验收依据,哪些不作为验收依据。
若是决定接收客户新需求,在开始实现需求前,项目组要考虑项目进度和客户关系、市场影响等方面,可以和客户做出“等价交换”,比如做了几个新需求就验收,对于大的新增需求重新开启新项目也可以。