做好项目范围管理,应对项目办更

  企业,关注自己公司的利益;而员工在意的侧重点各有不同,薪资、工作量、福利等。随着企业的发展壮大,项目增多,企业员工的也会愈加忙碌,在项目管理中,确定了项目范围,也就确定了项目的工作边界,明确了项目目标和项目主要可交付成果。

做好项目范围管理,应对项目办更-有谱项目管理

  一、导致范围变更的原因

  项目管理的目的是在规定时间内利用有限资源保质保量地完成项目,让客户和公司都满意最终目标。但是,让客户满意不等于不断满足客户无穷无尽的需求,我们应该分析范围变更出现问题的根源。

  1、签订合同时缺少对信息系统集成项目熟悉的人员参加,导致项目目标描述不清,为后期的实施工作带来困惑。

  2、客户对信息系统项目缺乏全面了解,项目组对客户需求细节的了解也不充分,并且双方对实现需求的方式的理解也存在差异。而双方在项目初期又均未意识到这种沟通上的不畅,会导致移交系统时才使问题暴露出来。

  3、项目组人员不能区分客户真正需求和镀金需求,全盘接受客户的变更请求。范围的概念包含两方面,一个是产品范围,即产品或服务所包含的特征或功能;另一个是项目范围,即为交付具有规定特征和功能的产品或服务所必须完成的工作。在确定范围时首先要确定最终产生的是什么,清晰界定其特性,以认可的形式表达出来,比如文字、图表或某种标准,能被项目参与人理解。在此基础上进一步明确需要做什么工作才能产生所需要的产品,即产品范围决定项目范围。

  二、如何做好范围管理

  范围管理保证项目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定义并控制哪些是项目范畴内的,哪些不是。做好这些方面的工作,才能有效避免项目工作随意超出应定范围。

  1、详细的范围计划

  一个项目管理者要想真正管理好项目范围,没有必要的技术和方法是肯定不行的。曾有人对项目失败原因进行调查,其中计划被放到了首位,可见它在项目管理中的重要性。

  范围计划编制是将产生项目产品所需进行的项目工作渐进明细和归档的过程。不同的计划详尽程度不一样,其中范围说明和范围管理计划必须包含在内。范围说明在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识,作为未来项目决策的文档基准。范围说明中至少要说明项目论证、项目产品、项目可交付成果和项目目标。

  范围管理计划描述项目范围如何进行管理,项目范围怎样变化才能与项目要求相一致等问题。它应该包括一个对项目范围预期的稳定而进行的评估,以及对变化范围怎样确定,变化应归为哪一类等问题的清楚描述。

  2、WBS工作分解结构

  完成项目本身是一个复杂的过程,必须采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的单元,最终得出项目的工作分解结构(WBS)。比较常用的方式是以项目进度为依据划分WBS,第一层是大的项目成果框架,每层下面再把工作分解,这种方式的优点是结合进度划分直观,时间感强,评审中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解。

  3、范围变更管理程序

  一个项目的范围计划可能制订的非常好,但是想不出现任何改变几乎是不可能的,因此,对计划变更的管理是项目管理者必备的素质之一。

  范围变更并不糟糕,糟糕的是缺乏规范的变更管理过程。范围变更的原因是多方面的,比如用户要求增加产品功能、环保问题导致设计方案修改而增加施工内容。项目团队在管理过程中必须通过监督绩效报告、当前进展情况等来分析和预测可能出现的范围变更,在发生范围变更时遵循规范的变更程序来管理变更。建议企业的项目管理体系中包含一套严格、高效、实用的变更程序,它对管好项目至关重要。

  项目范围管理不只是为了让成员的工作不随意挑出自己职能范围,因为是为了保证对整个项目的有效控制。项目变更本身没什么,管理则是需要能随时因对变更对项目进程、利益所产生的影响,要保障其不对项目真正的目标产生不良效益。