项目人力资源不足时,如何打破困局

  当项目经理负责多个项目的时候,必然会涉及一个资源的问题,也就是团队成员的问题,毕竟一个部门、一个工作室,是需要控制一定的人力资源成本的,所以不可能在任何时候都有足够的人力资源来并行负责所有的项目。


  当出现多个项目并行的情况下,就必然会有人力资源冲突。如何处理好这种冲突,是对项目经理的一个很大考验。以下做法可供参考。

  1、做好团队成员工作盘点

  当有多个项目并行的时候,这个盘点会起到非常好的效用,因为一张表格可以让你清楚地看到,每个阶段、每个项目的优先级,以及对应项目投入的人员情况,包括可以动态调整的人员情况。

  当然,还有很重要的一点,项目经理把团队成员工作盘点发给老板,也可以让老板清楚地知道,每个人员投入在上面的情况,方便管理层及时做决策

  通过这样一个清晰的表格,项目经理把团队所有人员参与和负责的项目都呈现出来,让管理层清楚地看到人员的使用情况。有时候老板分派任务,也有可能是因为对人员的使用情况不清楚。当他每周都可以看到这样一个表格的时候,在安排新的任务时,至少心里会有底。

  而项目经理也可以变被动为主动,一旦接受了新的工作任务,可以再继续和管理层沟通协调项目的优先级。这样可以比较好地解决人力资源不足的情况,也不会出现顾此失彼,更不会出现优先级高的事情没有安排,优先级低的事情又先做了的情况。

  2、做好每个项目的RACI矩阵

  RACI矩阵的主要作用在于项目计划阶段,将工作正式落实到每个人,明确职责,各司其职。同时,RACI矩阵可以很好地平衡工作量,不会出现小王工作超负荷,小张工作又不饱和的情况。

  这里要温馨提醒一下,当需要某某做什么需求时,一定是”小王,你来负责这个需求“,而不是“小王,你来支持这个需求”,虽然意思上相近,但结果会是两码事。

  3、充分了解团队成员

  充分了解团队成员,这是从合格项目经理走向优秀项目经理所必须具备的能力。一个团队里面,会涉及很多成员,包括策划、开发、美术、测试人员,项目经理需要充分了解团队成员每个人的优势和劣势,从而对项目的工作安排更加游刃有余。

  对于成熟的团队来说,或者是项目经理一直和团队成员共同做了好几个项目,项目经理想必对团队成员的了解不难。

  对于新成立的项目而言,团队的磨合需要一个过程,项目经理可以找每个团队成员所隶属的职能经理,先了解他们的能力和特点,而后在实际的项目推进过程中,做好相关数据的收集,以证实前期的了解,从而方便在后期对团队成员的使用。

  在项目经理对团队成员都很了解的情况下,一旦接到新的任务或临时的需求时,也就可以更加主动地应对。

  4、准确评估,合理规划

  在以上几点的基础上,当老板有新需求时,项目经理首先要准确地评估该需求或该项目在众多项目中的优先级是怎样的,从而合理地把人员投入到优先级更高的需求或项目上。

  所以,换个角度来看问题时,其实并不是没有人来做这件事,而是调整下优先级,即可最大限度地满足各项目的需求。

  5、客观进行风险评估,提前预见可能的资源冲突

  老板交代一个项目,如果项目经理拍胸脯说”老板,我们一定努力完成“,这是不靠谱、不专业的做法。在准确评估、合理规划之后,项目经理还需要客观地进行风险评估。

  在分析可能存在的风险时,项目经理也要根据各项目的实际情况,给出相应的解决方案和人员使用建议,然后和管理层一起讨论,形成最终的决议,这样才方便后续项目的推进。

  6、及时沟通汇报

  多思考,多沟通,多汇报,是解决人力资源冲突的最佳途径。尤其是当各项目有序进行,突然穿插其他工作任务时,项目经理更要及时地沟通和汇报项目情况,让老板及管理层第一时间了解项目信息,便于他们做决策,同时也可以提升管理层对项目经理的满意度。