控制项目成本的五个步骤

  在市场经济条件下,各企业之间的竞争日趋激烈。利润是企业竞争的最终目的,企业的一切经营活动都是围绕利润的最大化而进行的。成本的领先意味着在竞争中的胜出,以及利润的获取。本文以软件行业为例,从项目实施过程阶段如何进行成本控制进行总结,希望能给大家带来帮助。


  一、成本理念和管理机制

  树立全员成本控制观念。要加强成本控制,首要的工作是提高全体成员的成本费用的控制认识,增强成本观念。从项目管理人员到项目普通成员都要进行成本控制意识灌输,只有建立成本全员成本意识,各种成本控制方案才能够实施。

  建立规范的成本管理机制。根据公司和项目的特点制定有针对性的成本管理办法和流程。这些管理办法应该责任到人,对工作任务和工作职责做出明确的界定,并结合奖惩考核机制,从制度上对项目成本进行综合性的控制。

  二、精确的成本预算和估算

  项目的预算是项目分配资源的计划,也是控制的标准,在项目成本管理中有着重要的作用,成本估算和预算是为完成项目各项任务需要的资源成本的近似估算,如果估算的准确度差,那后续的监控和控制则失去了标准。我们通常通过以下三种方法进行成本估算:

  自上而下估算。指利用过去类似的项目实际成本作为基本依据,通过经验做出判断项目整体成本和各个子任务的成本预算,此方法通常在项目的初期或信息不足时进行,需要有较高的水平和经验。

  自下而上估算。将项目任务分解到最小单位工作包,通过将项目工作包进行详细的成本估算,然后通过各个成本汇总将结果累加起来得出项目总成本。由于项目相关人员都参与项目的预算,这种方法最为准确。

  参数估算。是一种建模统计此方法需要数据的积累,根据同类项目的管理状况和成本数据,建立模型,在遇到同类项目时可直接套用。

  三、全面的成本绩效跟踪

  项目成本管理中,需要将预算、实际成本和工作量、进度联系起来,考虑实际成本和工作量是否匹配。例如一个项目成本花费到总预算的1/2,而进度却是预计进度的1/3,工作量是总工作量的1/4,说明项目成本控制存在问题,如果不采取措施,项目一定会超出预算。通常通过以下三种工具对成本绩效进行跟踪和监控:

  项目成本分析表法。项目成本分析表法是利用项目中的各种表格进行成本分析和成本控制的一种方法。常见的成本分析有月成本分析表、成本日报或周报表、月成本计算及最终预测报告。

  成本累计曲线法。成本累计曲线是反映整个项目或项目中某个相对独立部分开支状况的图示,在成本累计曲线图上,根据实际支付情况的趋势可以对未来的支出进行预测,将预测曲线与理想曲线进行比较,可获得很有价值的成本控制信息。

  挣值管理(EVM)。挣值管理是综合了项目的范围、进度计划和项目资源,测量项目绩效的一种方法,挣值管理通过比较计划工作量、实际挣得多少与实际花费成本,以确定成本和进度是否符合项目计划。

  四、平衡的质量和工期成本

  项目管理三要素的时间、质量、成本相互制约,因此需要找准一个平衡点,才能让三者平衡。

  质量成本的目标是预防成本、评监成本、内部失败成本、和外部失败成本的综合达到最低值,并非质量越高越好,寻找实现质量目标的最小投入,以达到质量和成本的平衡。

  工期成本控制的目标是正确处理工期与成本的关系,使工期成本的总和达到最低值。

  五、预算调整和成本分析

  预算变更。当项目不可避免的发生了变更(范围变更、产品需求、技术方案等)时,需要严格执行变更管理,采取相应措施(资源、预算调整)不断更正,使项目成本始终控制在合理范围内。

  成本分析。在项目全部或部分结束后,对成本计划的执行情况加以总结,对成本控制情况进行综合分析和考核,以便采取措施改进成本控制。

  本文以项目实施过程中的成本管控为切入点,简单总结了一些成本管控的措施。而整个软件研发项目中成本的控制不仅涉及到实施阶段,还包括售前和运维阶段,后续文章中也会对此部分成本管控的措施进行探讨。