如何让干系人帮助项目化解危机

  项目风险是项目管理过程中不可逃避的问题,各种形形色色的原因的都可能对导致风险危机,而对项目结果产生影响。同时,会因为项目结果而影响自身利益的人就对项目风险格外关注。


  在项目开展中,影响其结果或受结果影响的人,都是项目的干系人。例如,客户、公司高层、项目经理、项目成员等等,都是直接关系项目决策、项目执行,因此而影响项目结果,同时也可因为项目获得利益。

  如此,项目干系人自然也会关注项目的进展情况,也会对风险管理产生影响。这些人因其所处职能不同、权力不同,对于项目决策的影响力也不尽相同。所以,项目管理者可以通过对这些项目干系人的管理来帮助对项目风险的管理,避免项目陷入危机,主要可以从以下五个方面进行管理。

  1、找出最重要的干系人

  所谓干系人,就是和项目相关的那些人,如果干系人很多的话,那就找出最重要的那一个,并让最重要的干系人成为其它干系人的代言人。

  这样通过最重要的干系人,你可以平衡其它干系人的挑战,避免了多线和干系人沟通带来的低效率。这是第一点也是最重要的一点,找到最重要的那个干系人。

  2、获得老板的支持

  记住,项目经理始终不是一个人在战斗,一般在项目组中,总会有项目管理层或者类似项目管理委员会的存在,你的老板可能是其中的一员。

  找个时间,和你的老板出去喝杯茶或咖啡,把项目的情况向他/她反映一下,让你的老板提供相关的建议。就算是没有合适的建议,在项目管理层或者委员会进行会议的时候,也会直接或间接地对你有所帮助的。

  3、在干系人中找个教练

  项目经理要知道,自己并不是最聪明最优能力的那个人,在你的团队中或者其它的项目干系人中,或者同事中,总会有那些有想法和解决方案的人。

  当项目陷入危机的时候,可以邀请他们参与进来,去听听他们的看法和思路,千万不能一个人闭门造车。你也可以创建一个社区或者论坛,把问题放在里面,让大家去进行讨论。

  尽管有些干系人可能不愿意直接的参与进来,但是可以通过间接的方式,或者电话咨询,或者闲谈等方式,获得他们的意见,这样可以避免踩踏危机中遍布的地雷。

  4、提前确定好决策点和时间

  当危机到来的时候,每个人都想尽快的摆脱危机,这个时候可能就需要对项目中的某些问题进行变更。那么项目经理就提前做好决策点和最后的截止时间,避免在处理过程中出现反复。

  确定决策点,是指需要和重要的干系人达成一致的意见,确定某件事情玩完成或者某个问题解决又或者需要达成某项指标,以此为进行下一步的标志。当然,修订原来的里程碑,重新确定时间点,这样才能够避免在实施的过程中被突然中止,从而彻底的无法解决项目危机。

  5、做好沟通管理

  项目经理已经在很努力的处理项目危机中的各项问题了,这个时候,也千万不要忽视沟通管理。因为项目干系人如果不清楚项目的每一步的话,他们是无法保持对解决掉项目危机的自信心的。

  项目经理可能需要一对一的和营销团队进行沟通,确保项目交付能够带来的商业利益,还需要和技术团队进行沟通,看能否尽快解决项目中的技术问题,需要什么样的协助,还需要和重要的干系人以及项目管理层进行沟通,避免流言蜚语或一时的误解对加大项目的压力。

  项目有危机不可怕,一旦解决了那就是项目经理职业生涯的跳板和机遇。