获得干系人支持,增强项目管理成功率

  团队的力量是强大的,项目管理参与人员除了执行成员,其他相关干系人也是增强项目实力的重要辅助实力。善于运用各方资源是一项重要的能力,其中“人”的利用更是一本万利的事,对项目干系人做好分析,争取成为项目支持者,并对这些人对项目的影响力加以运用,让项目的成功率大大加成。


  一、持续识别干系人

  项目干系人,顾名思义就是与项目关联的利益相关方。想要管理相关方,首先要做的是识别所有的利益相关方。

  先通过内部/外部、直接/间接两个维度识别干系人,这两个维度也是最直观最简单的划分方式,一般能完成60%的干系人识别。

  再通过对已识别干系人的访谈、环境(组织)因素分析等方法识别“暗藏”的可能干系人,完善补充识别结果。

  通过两轮识别,目的是尽可能的防止干系人识别遗漏,对后续干系人管理带来麻烦。当然干系人识别并非一劳永逸,随着项目实施推进还要持续识别。

  二、干系人类别分析

  干系人分类是借助于已完成的干系人登记册,对干系人在项目中产生的能动效果进行量化分层,以便对干系人进行分类管理的一类模型。

  权力利益矩阵是比较常用的干系人分类模型,根据干系人的权力(职权级别)、利益(对项目关心程度)、影响(对项目成果、计划、执行变更的能力)对干系人进行分类,每个方格矩阵采用不同的管理策略。

  干系人分析应该聚焦于干系人的利益点分析其立场与观点。通常基于干系人所处组织、项目中角色、与项目的利害关系、期望、对项目支持情况等方面进行综合分析,记录到干系人登记册,是对干系人进行定性分析的一个过程。以往历史项目经验或者类似干系人的相关信息,也可做适当参考后一并记入干系人登记册。

  三、争取调动干系人

  根据干系人的需求、期望、利益和对项目的影响,结合干系人登记册中记录的信息和分类模型矩阵,制定不同的干系人争取策略,目的是团结一切可团结力量,调动一切可调动干系人,使项目干系人期望得到最大程度满足的同时最大程度支持项目,促使项目成功。

  需要值得注意的是,负面干系人的争取往往容易忽略,他们的关系如果不能及时处理,他们将会成为项目的阻力。因此尽早积极的寻求解决负面干系人的问题就显得尤为重要,充分理解他们的期望和处境,将负面影响降低到最低或者转换为动力。

  四、管理干系人参与

  通过对干系人参与的管理,确保干系人明确了解项目目标、收益和风险,以及他们的贡献将如何促进项目成功,以提高他们对项目的支持,并尽可能降低负面影响。管理干系人参与,常用的方法包含:

  1、在项目关口阶段邀请核心干系人参与,确保在后续阶段得到他们的支持和对项目成功的持续承诺;

  2、建立干系人期望和实际偏差模型,对偏差情况进行分析、应对和沟通,确保期望偏差在干系人可承受范围以内。

  3、建立有效的信息同步机制,确保项目执行过程中的信息有效性和透明性。通过制定人而宜的沟通策略,满足干系人获取各自所需的相关信息的同时,又不会被过多的冗余信息所困扰。

  干系人管理本质上是对干系人期望的平衡和管理。即使是项目正面干系人,他们的利益期望也不尽相同,立场或多或少会存在差异甚至冲突。如:当业务方期望以MVP方式上线新产品抢占市场份额时,财务则期望能有完整的财务功能确保数据高效准确。想要完美地满足所有干系人的全部利益期望几乎是不可能事件,所以在干系人管理过程中常常需要多轮协商、沟通和妥协,寻找干系人都能接受的期望的平衡点。

  干系人的复杂度直接影响着项目管理的复杂度和难易度,对干系人的识别和分析,知己知彼;制定干系人争取策略管理干系人期望,最大程度获取干系人支持,让项目的执行更加顺利,百战不殆。