解析项目资源管理流程与专业现象

  项目资源是项目活动进行下去的后勤保障,随着项目管理的进步,资源管理也逐渐形成了系统的理论体系。为了更好的管理项目资源,大家开始了解相关的基本流程和专业现象,以便让管理更顺利。下文就是项目资源管理涉及到的一些流程与知识。

  一、项目资源管理流程

  这里说的项目资源管理流程是大框架的三个简单步骤,其中的细节划分没有赘述。

  1、罗列资源物资,定计划

  整个项目开始要先做计划,其中就包含资源计划,这也是项目资源管理的首步。

  在进行资源计划时,你最好能将完成项目所需要的所有资源都罗列出来。要知道一开始准备着,即使可能未必都用的上,也绝对比临到头了突然缺物质临时去准备,遇到手忙脚乱消耗时间或高价购卖的情况要节省成本的多。

  而在这个阶段,最好是所有项目成员都能参与进来,因为“术业有专攻”,许多岗位任务所需要的资源只有身在其职的人自己最了解。让运用物资的人亲自确认资源计划,能最大化的避免资源的不足与浪费。

  2、层级分解结构,划资源

  当我们按照计划,罗列了所有需要的资源表单后,就可以开始规划应按照怎样的逻辑顺序来获取这些资源。我们可以按照项目团队的职能级别结构为参照来划分资源层次结构;若项目合作成员在不同的地理位置,还可以以此来划分。

  这种将资源按照一定逻辑划分的方式称为:资源分解结构(或RBS)。我们在建立这个层次结构时需要将项目所有资源,即人力和设备、物质、现金等都囊括囊括其中,其中以何种关联逻辑分解则由项目管理者自己决定。

  3、矩阵分配责任,分任务

  获取资源后,我们则可以开始定义不同责任级别的人所拥有的不同级别支配资源,这种方式被称为责任分配矩阵(RAM)。

  进行分配划分后,项目团队就可以清楚每个人分别负责执行什么任务,谁负责验收哪些任务成果,出现风险问题向谁汇报等等。

  如此明确了项目组织的角色和职责,可以划分给与应配备的资源,也能清楚不同职责负有怎样的资源责任。

  二、资源管理相关知识

  在资源管理的过程中涉及到的问题现象会有不少,因不正确的安排造成资源分配不对或缺少等,这些问题出现时又会需要怎样专业的管理方式,下面都有提及。

  1、资源分配不当

  我们知道人力也属于资源分配的范畴,当某个人或某任务的负责组所承担的工作量大于他们实际可完成量,即人员无法在规划时间周期内完成任务;若要完成任务,大家就得加班或是重新调配下成员,这样要么影响资源预算要么影响项目进度,这就是项目资源分配不当造成的后果。

  因此,在项目管理中,关注项目团队的工作量负荷,保持在时间周期内的资源平衡是很重要的。

  2、项目资源工具

  上面提到的资源分配的情况可以运用工具来时刻关注查看,避免分配的不足或过度。常见的柱状图、甘特图、时间表等都可以将实时数据可视化,让资源管理更为简便。

  我们知道项目资源使用情况后,就可以重新分配工作量,将任务量与小的人进行下任务均衡,快速处理分配不当的情况,避免产生不良影响。

  3、资源过度依赖

  项目管理者都应知道,自己的核心计划永远不能只有一个,即要有“Plan B”。

  大家做事情不能将所有关键赌注完全放在一个人或团队身上,也就是项目工作中涉及的关键性工作,不能完全依赖于某一团队。若这个团队“掉链子”或手头还有其他项目任务,不能完全配合,那么整个项目就会陷入停滞被动的局面,这是一个不正确的资源计划。

  项目管理者可以通过跨多个资源分配工作来减轻这种情况,同时也可随时在计划资源“出问题”的情况下启用“Plan B”顶上。之所以进行资源管理就是为了不会因为过度依赖一个或多个资源而影响其他人工作而让项目进度受阻。

  知己知彼才能想到完善的解决之策,资源的多少需要不一样的管理方法,当我们掌握的项目资源管理知识越来越丰富,将来在实际工作中的能力也会逐渐增强。