怎样有效跨部门沟通完成项目任务

  大家开集体会议时总会遇到这样的情况:项目出了问题,但谁都推脱不是自己的部门负责环节的责任;而且在询问什么是哪个部门可以解决时,多是说自己部门不便之处而拒绝;同时,大家有什么事是需要其他部门同事协作配合时,也总会“麻烦重重”......


  这算是职场上较为司空见惯的事情,大家都从自己部门利益出发,各自为政,互相推诿、扯皮,造成需要合作的任务总是花费格外长的时间。这就是跨部门沟通的障碍。

  但公司项目在运作时虽是以某部门为主导,却少不得需要其他部门的配合,因此打破不部门之间的沟通障碍,让大家顺畅合作是让项目顺利完成重要工作。

  1、做好准备工作

  万事有备无患,当我们需要和其他部门对接工作也好、讨论事情也好或是寻求协助也罢,都应先将自己这边的准备工作做好。同时需要思考一些问题:需要对方做什么,做到什么程度,若对方同意可能会向你提什么要求;如果对方不同意你提出来的做法,有没有其他选择方案?如果双方没有达成共识,你会有什么影响,对方又会有什么影响等等。

  若我们毫无准备就直接找人去说事,除了降低对方同意的可能性,还容易让别人感觉你不专业、不重视,达不到你想要的结果。

  2、找正确对接人

  每个部门都有它的职能划分,或许还有外人不知道的内里微妙区分,跨部门沟通时,一定要注意彼此级别的对等关系,以免造成不必要的误会。毕竟我们也不能遇事就找其他部门的最高决策者。

  而我们在进行横向沟通时需要找对人,要做理性的评估,对方是否在此范围内有决策权;同时,对方与你所对接的项目是否有利益关联。尽量是直接找确实是应该负责你所要求事宜这块工作的直接对应人,若是对方推脱再去与其上一级沟通。

  3、对人开诚布公

  虽然不少人在工作中奉行“明哲保身”,与人沟通时总会注意往对自己有利的方向陈述。

  但是,当我们去寻求其他部门帮助时,会发现很多时候直接呈现事实,开诚布公地跟对方进行沟通,让大家明白自己的需求,合作的意愿反而会得到提高,更容易解决问题。相反,如果我们隐瞒事实可能破坏相互之间的信任,导致个人心中都有所保留,合作也会受到限制,反而让大家的工作效率受到影响。

  4、学着换位思考

  “知己知彼,百战不殆”是提到过很多次的话语了,我们在跨部门沟通前其实也应注意这点。

  我们需明白,每个部门都有自己的KPI、规划及重点项目。因此沟通时大家要学会换位思考,站在对方的立场想想这么做对他们部门KPI是否有益处;若你是他们会否接受自己提出的要求或方案;你所要求他们“付出”的,对他们而言是否投入的价值。如此,当我们以对方思维来考量自己时反而会让自己对对方的游说更为顺利。

  5、不要害怕冲突

  在工作中,我们需要和其他部门保持良好的关系,以便更好地合作;但在跨部门沟通时,难免会因为部门利益而产生一些摩擦和冲突。

  很多人总是会害怕碰到这种冲突情境,但我们需明白一点人与人之间有不同意见是常态,当发生利益相对情况时,我们应该有自己的立场态度,维护自己和部门应有权益。我们要分清这是对事不对人的事情,要做好工作势必要维护自己应得的利益而不是做“老好人”。

  6、达成即守信用

  每一次沟通的结果就是达成一个协议,达成协议就意味着新项目工作的开始,需要按照协议共同去实施,否则就会让对方觉得你不守信用,那么下次的沟通就会异常的困难。

  虽然公司每个部门、每个人都有各自的职责和考核目标,但只要我们以公司利益为出发点,相信最后会获得大家的支持。

  公司是一个小社会,它本就是靠各个不同部门之间各司其职加协作配合来得以运作的,因此身在期间与大家的沟通交流是不可避免的。如此为了更高效的完成工作任务,学会更好的与不同部门人员沟通是百利无一害之事。