选择项目管理软件前,你需要了解什么?

  现在市场上的办公管理软件不可谓不琳琅满目、五花八门,对大家的工作效率提高有着巨大帮助,因此越来越多的企业开始进行软件化办公的尝试,项目管理类更是使用软件较早的代表。

  那么对于选择越来越多的市场,我们不可能一股脑地都进行实验,为避免没有简便还浪费时间的情况,大家最适合的就是在进行软件选择前,先进行一定的自我了解,即:自己能付出的成本、想要的功能等等。如此有备无患带有目的的去寻找,才能选出最合适的工具。


  一、了解项目性质,作为选型依据

  不同行业、公司开展的项目都是有本质的差异的。如,互联网研发项目与生产制造业项目在管理上就有很大不同,因为他们在整合管理的资源、团队性质以及具体实施过程都不相同,那么在后期需要的软件功能上自然也会不同。

  所以,我们首先要分析自己的项目属于哪一类,才能在之后的软件选型上找到侧重点。

  二、了解使用人员,提前规划权限

  软件是自己个人使用?还是一部分人需要使用?又或者是所有团队成员都需要使用?你是希望每个人都具有相同级别的访问权限,还是希望根据不同的角色来限制相应的权限?

  当你在选择项目管理软件时,数据权限的控制以及使用的难易程度都相当重要,因此需要提前进行规划。

  使用者一旦过多,那么就需要考虑工具的操作难以了。太简单的工具可能不符合你的需求,而高度复杂的工具可能对有些人来说太难上手。为了找到最适中的,就必须清楚使用人员自身的情况,毕竟难以也是因人而异。

  三、依据项目预算,分析选择最佳

  大家都想找到划算的工具,如果是免费的那当然更好。但是便宜甚至免费的工具,数据安全性是否有保障?能不能解决你目前的问题?有没有后续的跟踪服务?可能答案都是没有。因此,必然要考虑:如果一定要花钱购买,那么你的预算是多少?

  我们一定要明白一个道理:软件工具帮助带来的利益是远远大于其成本。但是每个企业自身资金能力不定,因此在预算内挑到最优秀的软件是一个厉害的能力,也是其前准备时需要做的工作之一。

  四、必备功能特性,简化项目管理

  项目管理是有其专业性存在的,因此项目管理软件也有着一些必备的功能特性。

  1、数据图标统计展现

  数据报表是掌握业务全局的最佳展现方式,项目管理也不例外。无论是成本管理、质量管理,还是项目完成情况,都可以通过报表等来掌握全貌。项目软件在数据统计展现上,不论是时间线、甘特图或是图表都能让我们将整体信息清晰掌控。

  2、简化进度管理监控

  一个正常的项目流程包括启动、策划、执行、监测控制、收尾等5个阶段,每个阶段都有不同的事情要处理。尤其是在执行和监测阶段,管理更为复杂,因此项目进度的把控是比较难做处理的。一个好的项目管理软件,可以让你对项目进度一目了然,帮你在管理各项事务方面做到游刃有余。

  3、顺畅的沟通流程机制

  前面已经说到项目管理其实是十分复杂的过程,项目管理中我们需要不断与团队其他团队成员进行沟通来确定项目的进展。因此,软件中良好沟通协作功能是必须的,它将有助于保证整个团队的信息畅通。所有使用者都可以通过软件上的沟通渠道、流程机制等进行信息的实时分享与反馈。

  综上所述可知,其实就是让我们在选择项目管理软件前知道自己能够花的钱、需要的人、不可少的功能等等。这也算是知己知彼的一种,吃透自己,完全了解自己的需要,当面对各型各色的软件选择时,大家才能准确排除不合适的,找到最适合自己企业项目的辅助工具。