怎么做?才能从源头开始保障项目进度

  项目想要成功完成,就是要做好项目进度控制,除了时间、成本、范围是主要监控的方面,项目开始时就制定的计划、配备的资源、进行过程中的风险管理、项目相关人员也是助力项目团队控制项目进度的有效方法,其中项目计划的控制与进度的关联度最大。


  一、项目计划按需调节

  项目计划是项目团队行动的指导,也是成员行动成功的关键所在。每个项目经理都希望自己的项目计划能被完美执行,但人为实施过程自然不会像机器的刻版印刷,它会因各种内外因素的干扰而随时发生变故,致使原项目计划也需根据变动的实际情况进行管控调整。

  1、划分副计划任务

  项目管理是团队工作,之所以临时组建项目成员,就是为了解决不同的需求任务;同时,项目持续时间较长,每个时间段相关人员的工作内容也有区别。因此项目通常通过多级计划来管理,在主线计划下往往还需向下划分副级计划,具体项目经理会依据项目周期情况而定;而实施这些下行的小计划时,可以通过滚动计划、渐进明细、迭代开发等方式。

  2、计划目标的确认检查

  既然大的计划进行了划分,就有了小的阶段性目标。目标是以阶段性交付物为导向,并且明确各分项关键点。各副计划负责人在滚动制定分项计划时,必须执行项目经理的阶段性目标要求,同时将工作细化到分项的可测量的交付物,形成一份具有操作性的计划。

  项目经理需要定期检查各分项负责人交付物的完成情况,必要时,检查各个计划执行及交付物的完成情况。

  3、计划变更需通知到位

  达成共识的更新计划要及时发布,发送给项目组的成员,同时发送给有掌控项目进度需求的人员,必要时,发送给能够有效监督或者协助项目成员完成任务的干系人。

  二、项目资源的最大化

  一个项目能否顺利完成,项目资源占了很大一部分因素。采购资源不到位、人力资源不足、生产资源冲突等,没有资源落地,再完美的计划,都是空谈。因此项目经理在项目执行过程中,需要着重关注各部分的资源情况。

  只有了解了公司能够投入的资源,掌控了资源在项目进行中的耗损情况,项目经理才能正确展开资源协调,进行资源平衡。不论是想公司争取组员人才还是资金注入以及生产资源等,都不是一锤定音的简单事宜。为了避免项目的延期,从一开始项目成员就需进行资源的“争夺战”;中途更是应该利用项目阶段性交付物,让公司更直观看到项目成果的价值,而愿意为你的项目保障资源的配给。

  三、科学管控项目风险

  成熟的项目管理团队,会建立一套完善的风险管理体系,包括了风险识别、风险确认、风险应对等方面等流程。

  其中,在项目启动初期,要充分识别影响项目进度的风险;在项目执行过程中,不断的对风险进行监控和更新,及时采取风险应对措施;而各分项负责人则要主动识别与汇报,预防为主,避免在风险发生时再处理。

  项目风险是项目进度失控的主要隐患,不论是哪个环节出现与计划中向左的情况,造成项目成本增加或公工时延期或成果不合要求等等,为了项目继续,解决这些问题时就会导致项目进度的变化,因此如何能让这种变化的影响降至最低就是风险管控的目的。

  四、注重各方沟通管理

  在需要实时了解项目进度时,沟通是掌握各方信息,进行项目决策和项目协调的基础。

  项目管理不止是项目小组成员之间,项目相关的所有利益相关方都可能对项目结果产生一定的影响,因此明确各方的沟通需求,使得各相关方及时得到相应的信息,也是项目顺利进行的一项保障。例如,项目开始时,及时与启动部门、客户进行沟通,了解其对于项目的期望与特殊要求,以保证项目的各项工作都是在项目需求范围内开展,范围发生变化时,项目计划及时作出相应调整,满足真正需求。

  同时,项目团队本身就是项目的重要组成部分,让成员们积极参与项目的问题解决环节中,如:范围蔓延、风险预防等,会比其他人管理更事半功倍。

  没有完全不失控的项目,但是管控的目的并不是完全杜绝事情的发生,而是降低危险的程度。因此,项目进度出现偏差不可怕,真正能影响项目的是对突发情况的应变,降低风险甚至让其转为积极影响,才能控制项目进度、保障项目成功。