怎样加强项目团队对“人”的管理,提升整体效率

  管理之所以格外有难度,是因为管理的本质就是对人的“管理”而人本身是一个最主观的不可控因素。因此在项目团队管理中,尽可能保障人员的“稳定性”,提升大家的执行力,也是对项目整体实力的提升。


  而在项目中人的管理不只是局限在项目成员本身,所有与项目活动相关的人员都属于项目人力的管理范畴。那么具体项目组应如何加强对“人”的管理呢?

  一、运用奖惩激发团队,促进协同合作

  项目是一个合作性活动,每个项目经理都希望自己组建的是一个整体实力强大的团队。一个优秀的团队应具备合适的性格组合,能协同把工作做好;还应具备足够的多样性,相互挑战、互相推动,实现最佳效果。

  项目经理可以利用评估或奖惩来提高团队的协同作用、创造力和敏捷性;利用公司资源等提升成员们的专业能力。当团队每个人都开始进步,又能凝聚在一起时努力时,项目团队的整体实力自然会提高,团队的工作效率也会提升。

  二、与关系人保持沟通,预防突发干预

  没有直接参与执行项目的利害关系人有客户、高位领导或供应商等。他们对项目的成功也许没有直接贡献,但一旦他们在项目过程中表达一定改动想法,却可能会在任何阶段“破坏”项目的原本走向。

  作为项目经理,你有责任持续向所有利害关系人传达愿景,并让他们参与到项目中来,让这些项目相关人也时刻了解项目的进度,以及项目为何如此操作的原因,甚至可以主动提前引导似的询问关系人对自己关于项目决策的看法,争取认同,让项目关系人感觉自己也全程参与其中,重大决定有自己的同意。

  如此,相关关系人就不会运用自己“特殊的权力”突然对项目发表不成熟的意见,也不会随意影响项目进度。

  三、预防项目冲突摩擦,避免工作停滞

  有人就会有摩擦冲突,冲突可能会使能力强的团队陷入停滞,还可能让工作地变成职场人煎熬的场所;矛盾冲突会消耗太多员工的精力,团队也会失去工作活力,无法良好协作。

  降低冲突的一个好方法是,从一开始就设定明确的期望并建立愿景,即“防患于未然”。在冲突发生以前,识别团队成员间潜在冲突的根源,这非常重要。一旦能预测潜在问题,就能在潜在问题导致团队停滞之前加以预防或及早解决。

  四、正确传达有效信息,防止无效沟通

  在失败项目中,缺乏有效沟通是最常见的问题之一。例如:无效会议占用太多宝贵时间;很少开会,获取必要回应不太可能;重要电子邮件被掩埋和被遗忘;流程效率低下导致工作量重复;由部门战争引起的实施问题让项目产生风险等等。

  有效沟通可能棘手,但必不可少。解决沟通问题的关键是在正确的时间以正确的方式将正确的信息传达给正确的人。从本质上讲,不要害怕想法表达过度,反而应避免缺乏沟通造成理解失误。

  五、建立规范问责程序,防止责任逃避

  众所周知,如果每个团队成员都做了自己应该做的事,那么项目运行自然更加顺利。另一方面,如果任务出现遗漏或未完成,那么项目可能就会受到影响,进度会延误。

  当问题出现时,相互指责和逃避责任徒劳无益,应尽量避免这些明显会影响项目正常运行的问题。因此,要确保项目从一开始就建立适当的问责程序,使项目朝着想要的方向发展,不论是任何环节出现问题都能直接找到负责人或原因。明确责任后找到症结,并解决问题或影响讲到最低才是应该做的事情。

  大家知道一个企业最宝贵的财富之一就是人才,只要有合适的人,那么企业才能成功运维,才能想象自己想要的,并有人去将之实现。因此可见只有管理好了人,一切不可能才能变成可能,企业才有好的未来。