不同部门之间,如何“友好”进行项目协作

  人与人之间少不了摩擦,亲朋好友之间都会有争吵,何况可能存在利益冲突的同事呢。我们首先要放平心态,接受部门合作间出现矛盾或不同意见是一件相当正常的事情。


  在项目管理过程中,自己团队之间的沟通还好说,涉及到需要其他部门协作的跨部门沟通,就会有新的困难问题了。那么大家具体应该如何做,才能更加有效沟通,促进项目任务完成呢?

  一、从自己做起:情况考虑周全

  万事有备无患,当我们需要和其他部门对接工作也好、讨论事情也好或是寻求协助也罢,都应先将自己这边的准备工作做好。同时需要思考一些问题:需要对方做什么,做到什么程度,若对方同意可能会向你提什么要求;如果对方不同意你提出来的做法,有没有其他选择方案?如果双方没有达成共识,你会有什么影响,对方又会有什么影响等等。

  若我们毫无准备就直接找人去说事,除了降低对方同意的可能性,还容易让别人感觉你不专业、不重视,达不到你想要的结果。

  二、找对负责人:要能解决问题

  每个部门都有它的职能划分,或许还有外人不知道的内里微妙区分,跨部门沟通时,一定要注意彼此级别的对等关系,以免造成不必要的误会。毕竟我们也不能遇事就找其他部门的最高决策者。

  而我们在进行横向沟通时需要找对人,要做理性的评估,对方是否在此范围内有决策权;同时,对方与你所对接的项目是否有利益关联。尽量是直接找确实是应该负责你所要求事宜这块工作的直接对应人,若是对方推脱再去与其上一级沟通。

  三、坦诚更有效:不要隐藏绕弯

  虽然不少人在工作中奉行“明哲保身”,与人沟通时总会注意往对自己有利的方向陈述。

  但是,当我们去寻求其他部门帮助时,会发现很多时候直接呈现事实,开诚布公地跟对方进行沟通,让大家明白自己的需求,合作的意愿反而会得到提高,更容易解决问题。相反,如果我们隐瞒事实可能破坏相互之间的信任,导致个人心中都有所保留,合作也会受到限制,反而让大家的工作效率受到影响。

  四、从对方考虑:运用知己知彼

  “知己知彼,百战不殆”是提到过很多次的话语了,我们在跨部门沟通前其实也应注意这点。

  我们需明白,每个部门都有自己的KPI、规划及重点项目。因此沟通时大家要学会换位思考,站在对方的立场想想这么做对他们部门KPI是否有益处;若你是他们会否接受自己提出的要求或方案;你所要求他们“付出”的,对他们而言是否投入的价值。如此,当我们以对方思维来考量自己时反而会让自己对对方的游说更为顺利。

  五、对事不对人:坦然接受冲突

  在工作中,我们需要和其他部门保持良好的关系,以便更好地合作;但在跨部门沟通时,难免会因为部门利益而产生一些摩擦和冲突。

  很多人总是会害怕碰到这种冲突情境,但我们需明白一点人与人之间有不同意见是常态,当发生利益相对情况时,我们应该有自己的立场态度,维护自己和部门应有权益。我们要分清这是对事不对人的事情,要做好工作势必要维护自己应得的利益而不是做“老好人”。

  很多时候,我们面对具体事情难题时不担心,无非自己多花时间、多努力解决,但是碰上与人打交道等问题时,反而比较麻烦。这主要是因为主观性难题是不可控的,人的想法是完全由自己主导,没有所谓的对错正确解法。所以项目工作中,大家在进行跨部门协作沟通时,要根据对方的不同采用不同的应对之策,才能达成想要的结果。