怎样运用里程碑搞定项目任务管理?

  我们在做一项较长周期性任务时,不会等到最后快结束了才看项目成果如何了,这样事情结果失败率会很高,这也是项目管理中里程碑的由来。


  为了让项目管理更有效,就需将项目任务进行分段管理,那么在这些节点就需要进行阶段性的成果验收,而这个节点就是我们要为项目设置的里程碑。我们今天就将简单谈谈如何运用里程碑的设置、管理来让项目任务变得简单,让项目进度变得可控。

  第一步:如何设置里程碑?

  任务分解分级

  要设置里程碑,首先需要将目标任务进行分解。即:将概要性的任务分解为数个详细的子任务,并通过不同任务之间的关系明确任务的优先级,确定主要任务、次要任务。

  然后,针对任务的不同分级和类型,按照任务的总体推进进行任务排序。尽量减少各任务之间的依赖关系,使任务总体流程结构尽量简明扼要,明确各分项任务所需的时间和资源、前提条件。

  衔接过渡优化

  不同部门间、专业间的分项任务都会存在工作衔接处和责任分界点。在工程实施过程中,为了便于开展工作,就需要进行各分项任务的细化分配,并采取措施保证部门间、责任主体间的工作接口和协调。

  要知道,接口管理不当,容易造成各专业任务不能有效衔接,工程项目不能构成一个整体,那么项目最后的实现目标也就会收到影响。

  确认关键路径

  在项目管理过程中,关键路径通常是决定项目工期的进度活动序列,它是项目中最长的路径,即使浮动很小也可能直接影响整个项目的最早完成时间。

  因为关键路径的推进时间直接决定项目整体的工期进度,所以项目里程碑的设置通常会与关键路径相关联。因此不少人会在关键路径的完成点设置里程碑进行任务验收,加强项目成功率的保障。

  第二步:怎样管控里程碑?

  任务排序

  首先,将项目总体实施过程分为评估总体任务、制定工作计划、制定工作标准、具体工作实施等阶段。再将一级里程碑插入总体进度计划中,将各主要阶段划分成数个子任务,并配以相应编号对任务进行不同层次的分级,详细梳理每个子任务工期。

  然后,以各子任务为基础,梳理明确各阶段子任务的关系,确定子任务推进的先后顺序和相互依托关系,通过插入里程碑建立包含里程碑控制在内的项目总体推进流程图。

  关键环节

  按照项目总体实施步骤,明确各阶段一级里程碑的控制作用,通过确定各阶段之间的依赖关系进行重大项目的总体流程控制。

  通过建立的PERT图表明确关键路径和主要的辅助路径,从而对影响工期的关键环节投入重要资源、重要人员进行流程和节点把控,科学合理地压缩工期。

  分段验收

  建立项目总体进度各主要阶段甘特图,列出各主要阶段的工期进度关系。

  一方面,评估总体方案阶段之间的衔接;另一方面,对各阶段任务的子任务进行形象化控制,针对工期较长的子任务进行工期全流程控制,针对工期较短的子任务寻找并行解决方案。

  通过阶段性验收,使里程碑与阶段性质量控制共同发挥作用,确保整体工期处于动态可控范围内。

  计划比照

  通过项目实施过程中各阶段与事前计划的相互印证,检查对比项目总体进度计划,找出新出现的影响整体进度的问题和困难点。

  通过这种方式,能够找准切入点,并进行针对性解决。

  就如人一口气吃不成一个胖子,想要成功管理好项目,也是需要依据计划一步步来的,而里程碑就是这个计划中的关键项。不论是为了保障关键性任务的成功,还是为了对项目进度进行进行有效监控。项目里程碑设置好了都是对项目工作百利无一害的事情。