玩转风险管理流程,破除项目威胁事件

  在项目管理过程中,项目团队最不愿遇到的事件之一就是——风险问题。突然发生的风险是不可控的,不能随机应变的人碰到总是会容易被打的措手不及。


  所以风险管理一直是项目管理中的重点环节,从前期预测、预警,到各种计划准备,大家为应对风险的发生会做出各种努力。下面,我们就谈谈现运用广泛的风险管理机制有怎样的流程步骤,具体应如何操作。

  一、识别风险,注意组织内外因素

  识别风险就要清楚风险来自于哪里,对项目团队而言,项目风险的出现主要是因为外部环境因素和内里自身原因。

  关于项目团队外部的信息,项目经理首先要了解公司内有哪些与风险管理的政策和相关的要求,由于项目是在企业的整体风险管理框架或体系之下运行的,必须遵循企业风险管理的整体要求。

  对于项目自身特点的信息,不同类型的项目的风险是不同的,这意味着风险管理的侧重点也不同。项目经理和项目团队需要充分了解自身项目的特点,如项目产品的复杂程度、创新性,项目团队和项目客户的特点等,这些都会导致项目出现不确定性。

  识别环境的目的是帮助项目经理和项目团队为自己的项目风险管理工作划清管理边界,确定风险管理的范围和侧重。风险识别的目的是在已经划定的边界范围之内,把所有的威胁或机会一个一个找出来,整理在一张表格上,列成风险记录单。

  二、评估风险,罗列危险等级概率

  当我们识别出来一堆风险之后,接下来要评估风险记录单中的每个风险,我们把这个过程叫作风险估算。在风险估算的过程中,我们需要仔细地分析风险记录单中每个风险发生的概率和造成的影响,并尽量做到量化。

  由于企业和项目的资源有限,并不是所有的风险都要管的,更没有办法同时处理所有的风险,因此,要进行风险的优先级排列,确定哪些风险是要优先处理的,哪些可以先放一放。在进行风险优先级排列时,还要考虑风险临近度这个因素,确保优先处理即将发生的风险。

  同时,对于项目团队来说,既要关注项目中的单个风险,还要关注项目中所有的风险累加在一起之后对项目造成的总体影响。

  三、应对风险,不同角度制定计划

  把风险找出来的目的不仅是给大家预警,更重要的是分析和选择风险应对措施,最大限度地降低风险对于项目目标的消极影响,提升积极的影响。

  关于如何消除消极影响。首先,大家可以从风险事件出发,分析如何降低风险事件发生的概率或降低风险事件造成的消极影响;然后,可以从风险的结果出发,重在提前准备好风险事件发生后的应对手段;其次,项目组还可以从风险结果出发,重在把风险带来的影响转嫁到其他利益相关方身上。另外,如果某个风险由项目团队独自应对比较困难,可以考虑拉着其他项目外部利益相关方共同应对。

  四、风险实施,落实负责与执行人

  每个风险的应对行动都必须落实到人,而且必须至少落实到两个角色身上,即:风险负责人和风险执行人。需要注意的是,针对同一个风险,负责人和执行人最好不是同一个人,因为负责人负责提供所需资源、做决策并监督执行人实施风险应对计划,而监督和被监督这两个角色不应该被集成到同一个人身上,否则会出现问题。

  经验表明,只有把风险应对计划落实到一个有资源、有权利的领导加上一个有时间干活的项目成员身上时,风险应对计划才更容易落地。

  虽然风险因其变化性不好控制,但是经过不少人项目管理者实践经验,摸索发现,只要大家不逃避,注定应对,提前做好风险预警的流程准备,做好应对风险带来变化的应对策略,那么就可以根据风险的变化而随时调整方案,甚至可能变威胁为机遇。