为什么要做好项目实时跟踪管理?

  我们常说项目中最难管理的就是突然发生的变故,因为属于“意外”,大家一时未必能及时发现并正确反应处理。由此可以看出,为何我们需要实时对项目进行监控管理。


  若是管理人员对项目的近况实时跟踪,那么就会对项目的“不正常”之处及时发现,不会被打个措手不及。所以,了解如何正好项目的实时跟踪管理是非常重要的工作。

  一、为何需要对项目情况进行跟踪

  首先,项目跟踪有助于及时了解项目最新情况,获取最准确的信息。每位项目参与者都需要立即看到项目的状态和进展。这对于高层管理人员和代表团队的团队领导做出项目最高层面的决策至关重要。同时,通过跟踪项目,团队成员、项目目标和活动可以保持一致;团队成员可以保持联系,看着目标变成现实。

  其次,使用项目跟踪,问题无处隐藏,萌芽中的问题能在瞬间识别。领导可以及时采取行动,重新控制局面。团队成员可以提供帮助,相互鼓励,把工作完成。问题解决有助于保持项目的结构,允许资源把时间花在重要的事情上。

  然后,如果每个成员都清楚自己的角色,他们就能朝着团队目标努力。随着项目的发展,任务列表每天都在减少,团队继续和完成项目的动力增强。通过携手合作以及创建授权团队,项目跟踪使所有人都参与进来,并保持一致的意见。

  最后,报告通常是项目经理需要完成的一项痛苦任务。高级管理人员希望在一瞬间获得对每个项目的整体看法。为了管理和跟踪项目,使用项目管理系统,能使报告快速而简单。时间非常宝贵,把所有信息放在同一处,并在需要时提供详细信息,这非常适合向高级管理人员报告的情况。

  二、项目跟踪管理过程中的常见难题

  使用指标量化每个任务的范围和主要的可交付成果是很重要的,这些指标提供明确的检查点,用于衡量进展并显示下滑情况。下一步要做的事情是,与团队成员合作,估算完成工作所需的时间。不要只在日程表中使用完成日期,实际工作和估计工作的跟踪是任务完成情况的另一种衡量方法。这两个指标相结合有助于更早发现问题。尽早解决这些问题可以在高管、利益关系人和团队成员之间建立真正的信任。

  项目经理和高管应在计划阶段为项目管理跟踪建立坚实的基础。然而计划通常不会迫使利害关系人决定他们到底想要什么。因此,项目的基础是建立在无法衡量的模糊愿望之上。这些愿望并没有提供衡量进展的跟踪指标,只提供截止日期。此外,计划不可能决定项目包含什么、不包含什么。这些不可靠的范围定义和可交付成果很难让人们做出正确的决策。

  不可靠的范围定义和可交付成果使得项目无法成功管理。可交付成果如“只有不到10%的客户等待时间超过60秒”是项目所需要的,是可以衡量的。然后,可以将其分解为组件,向团队成员明确说明期望他们做些什么。经过客观的定义后,就不会只给他们一个截止日期作为唯一的绩效衡量标准。

  三、项目跟踪管理的正确方法有哪些

  利用项目管理工具可实现有效的项目跟踪。包括项目总概览、费用、项目阶段、资源、依赖、可交付成果、项目风险、变更请求、现状调查、关键指标和对比等等,帮助项目管理者及时跟踪项目进展和状态,做出合理的决策。

  此外,项目管理工具还提供了多种实时显示组件方便项目人员快速查看各种项目信息,包括项目汇总、文档库、提醒、订单、采购合同、变更请求等。

  其实这就相当于“知己知彼,百战不殆”的理论一样,做好跟踪管理,就是对项目的情况做到了如指掌,如此也就能够自如的应付项目中出现的各种情况,才能让项目不会脱离自己的掌控。