因为清楚风险的不可控性,所以大家需要在管控风险的过程中提前了解风险,即:做好风险识别。只有能够及时知晓、发现,才能采取对应的解决措施。
这就是所谓的“对症下药”,而想要能够准确识别风险,那么提前的类似“望、闻、问、切”的准备工作就需要准备充分。
下面就将简单讨论下,关于做好项目风险识别的准备工作究竟有哪些。
一、收集信息数据
要了解事情,我们首先要做的就是信息的收集,如此才能知己知彼。在项目管理中,关于这块的信息收集主要有两个方法。
1. 头脑风暴。
这是项目团队常见的信息收集技术,但项目经理需要注意组织过程。长时间无组织的头脑风暴只会浪费时间,并不能得到解决问题的方法,甚至会衍生更多的问题。当我们获得多种方案时,需要在最终确定一个方案,其他人员可以持反对意见,但要保证对结果的服从。
2. 德尔菲技术。
德尔菲技术是组织专家达成一致意见的一种方法。项目风险专家匿名参与其中,组织者使用调查问卷就重要的项目风险征询意见,然后对专家的答卷进行归纳,并把结果反馈给专家做进一步评论。这个过程反复几轮后,就可能达成一致意见。德尔菲技术有助于减轻数据的偏倚,防止任何个人对结果产生不恰当的影响。
二、审查文档结构
有了信息的收集,自然少不了基本的文本工作,即对项目文档(包括各种计划、假设条件、以往的项目文档、协议和其他信息)进行结构化审查。当项目经理获得了以上提到的文档后,应当找出各文档之间是否有矛盾、纰漏之处。
大家要清楚,项目计划的质量,以及这些计划与项目需求和假设之间的匹配程度,都可能是项目的风险指示器。
三、进行假设分析
关于风险的识别本就是一件假设性行为,简单来说就是对未发生的事情进行假设性分析,分析其可能性与危险程度等。
因此,假设分析是检验假设条件在项目中的有效性,并识别因其中的不准确、不稳定、不一致或不完整而导致的项目风险。
四、逻辑关系分析
项目管理因其本身就是逻辑思维系统,所以在做风险识别前期准备工作时,我们需要将所有与风险相关联的因素进行分析。从早期开始就经常会运用到各种展现逻辑关系的图文工具。
1. 因果图
又称石川图或鱼骨图,用于识别风险的起因。
2. 系统或过程流程图
显示系统各要素之间的相互联系及因果传导机制。
3. 影响图
用图形方式表示变量与结果之间的因果关系、事件时间顺序及其他关系。
五、专业建议参考
拥有类似项目或业务领域经验的专家,可以直接识别风险。项目经理可以选择相关专家,邀请他们根据以往经验和专业知识指出可能的风险。当然任何人都不是绝对正确或权威的,因此我们也需要注意专家的偏见。
风险识别并不是指发生了什么不好的状况,大家立马看出其可能产生何种威胁。而是最好能在事情发生之前,提前发现可能导致风险状况的因素存在,尽可能将其不好影响降至最低,以此降低风险危害。