在做项目管理工作中,本身最不能缺少的一件事就是沟通,这是不论什么类型项目都不能避免的问题,尤其是管理咨询项目中,各方的沟通频次更是比重极高。
对于项目中与各相关方的沟通,大家不能一概而论,与不同的人说不通的话,采用不同的措辞与态度,这是沟通的基本技巧。那么究竟管理咨询项目管理平台中各相关方间的沟通,应注意哪些问题呢?
需注重有效与时效性
首先要知道,既然要沟通,那么不论内容是什么,都是因为有信息需要互通有无,因此要注意沟通的有效性与时效性。如此大家需先通过管理咨询项目管理平台明白什么样的沟通才是有效沟通,其应该包含哪些?
沟通的频率:隔多久沟通一次;
沟通的对象:与何人沟通;
沟通的形式:面对面?线上文字?还是语音等;
沟通的内容:想要解决什么问题。
同时,大家要清楚,若不能及时进行有效沟通,首先项目组与客户可能因沟通的缺乏而互相不理解,客户满意度降低;另外,沟通不对会造成项目成员的理解偏差,可能会让大家努力的方向跑偏,与项目目标偏离;还有,沟通信息的误差,可能造成项目资源等使用不当,而对项目环节产生影响,只是项目进度受阻等等。
因此可知,成员们及时有效的向上沟通,能够让管理层实时了解项目的情况,根据事实对于推进项目做出正确决策;另外,项目成员之间保持日常的汇报、讨论,通过彼此沟通,促进项目任务的顺利完成;同时,项目经理也可以通过成员的汇报,知晓整个项目的真实进度,判断项目计划、时间周期是否需要调整,并预估项目是否有风险的产生。
积极做好向上沟通管理
我们一直都要明白,公司要往哪走,项目的真正命运,项目组人员有时再有想法也是无意义的,能掌握命运永远是公司老板。因此,做好向上的有效沟通,很多时候比其它沟通都有用。
特别是项目管理过程中,随时都要风险出现的可能,其困难程度有大有小。有些项目难题单靠项目组自己解决起来要么花费时间过长,或是无法解决,这时就需要依靠外部资源力量了。而项目外部资源的多寡,很大程度上取决于公司高层对项目的重视程度;同时这也是项目组对领导作向上沟通所产生的结果。
因此,在进行项目工作时,项目经理要注意依靠管理咨询项目管理平台保持一定频率让领导总能了解项目的关键信息;同时,当项目遇到困难或出现风险时,更要及时的让领导知道其中的困难点,主动或旁敲侧击向领导“倾诉”团队的难处,尽量让领导感觉和自己是一边的,让领导主动提出可以提供的帮助与支持。
不能完全理性看待沟通
我们可以建立有效沟通的机制,就是规定多久可以通过会议等沟通项目情况,遇到风险应该利用什么方式向谁汇报等,如此将沟通的一些方式规范化,让及时性等得到一定保证。但同时,沟通不是一件完全理性的事情,沟通的语言、描述等更是可以千变万化的。
好的沟通是面对不同人是要采用不同方式的。如:对领导,大家要学习尽量摸索领导习惯的方式做汇报,不让领导感到厌烦;对于组员,项目经理既要保持关心,又要做到客观公正;而面对客户,我们则要有耐心,既要态度良好,但也要坚持原则不损害公司利益。
虽然说项目中的沟通并不需要做到“见人说人话,见鬼说鬼话”的程度,但对于不同立场的相关方采取不同的沟通策略,确是项目组人员应积极做到的事情。大家会发现,当与各方做好了沟通,许多头痛的问题都可能变得简单,直接迎刃而解。