项目风险管理是一个复杂的过程，因此不少人运用项目风险管理系统介入整个管理流程。风险的突发等特性，让大家除了准备应对风险的方案外，最主要在危险发生前做好预防。
想要做好风险的提前防御，就要做好前期的识别准备工作，另外还需要分析所有可能产生风险的因素，这样就可以罗列详细的文档资料，用以对后面对整个风险过程进行监控。下面就将讨论下，项目风险管理系统到底是如何进行风险管控的。
风险的定义与识别
想要正确进行风险管理，必须先明确风险管理的相关定义。从项目管理协会的观点看项目风险定义是，位于核心的，未知的事件。这些事件可以是积极的或消极的，所以“风险”一词本身就是中性的。这就是说，大部分的时间和花费的重点是处理不良项目的风险或“威胁” ，而不是积极的项目风险或“机会”。
通常，风险管理人员通过项目风险管理系统将确定和管理五到十个容易识别的项目风险(数字实际上应该更高)。随着大量的项目风险在早期被发现，寻找项目风险的意识也会加强，所以潜在的问题更早被发现，机会也更容易被接受。
创建项目风险簿
完成风险管理过程后，主文件，即风险簿或风险矩阵，就创建了。该文件最有效的格式是一个表格，因为它可以方便多达数页的资料的查阅。如果信息用普通段落显示，就不方便人们读取，从而失去效力。项目风险管理系统中该表的栏目中可以包括风险的描述、概率、影响、探测度、触发器、预防性行动，以及应急计划。也可以适当添加其他栏目，如定量的价值。
一旦完成风险登记，就便于维护。人们可以在定期审查的会议中对其进行检查，只要花少量时间确定清单仍然是现行的。如果有任何风险的增加或价值减少，有任何新的项目风险增加，可决定是否关闭项目风险(但不完全删除)，这将确保清单会被长期视为与整个的项目的生命周期相关和有用。
风险管理关键性问题
通常情况下，这些步骤中，触发器和预防性行动易被忽视。然而，它们是整个风险管理过程至关重要的部分。项目小组完成这项工作后，组员们会更好地明白在操作项目的过程中，哪些是需要注意的，所以他们更积极主动地捕捉变化或问题。
如果项目风险管理系统上风险管理过程中跳过这些步骤，组员们只能发现自己处于在不断的反应模式中，仅仅简单地执行应急计划，不断为层出不穷的风险感到吃惊。他们也可能忽略一个看似严重的项目风险清单，这就是为什么把清单压缩到只剩最重要的风险，对于确保清单已被使用过是至关重要的。
风险的管控一直是项目管理中的难点环节，因为其即使按照规划的流程步骤走了，也可能会遇到突发状况，所以风险除了基本的准备工作外，还需要建立应对突发情况的管理机制，如此才能良好的面对一切情境。