人类的智慧让我们从古时代开始就会运用工具便利自己的生活，现在随着快速的进步发展，只是越来越充盈，工具的使用也愈加高级。积极运用工具创造更大价值，也是对大家管理能力的体现。
项目管理是一个由大到小，循序渐进的过程，其管理与任务执行也是由开始的宽泛逐步转为细致。不论是进行形而上的大规划，还是实施具体步骤的小操作，对项目团队而言都有其难点所在。
人总是有其“客观”的不足与易失误之处。例如：大脑记自己工作安排的时间，可能会有不小心忘记时;人手动做表格计算，可能会有填错的地方;给大家划分任务，找其中的逻辑、时间的关联性，会有遗落点......总之，现在这个越来越快的时代，如果大家只会单纯靠自己，那么就会陷入慢人一步、淘汰的境地。
项目管理工作亦是如此，这本是一项将工作任务化繁为简，节省效率的管理方式，但是可能因为没有与时俱进的运用适当的工具辅助致使项目进程大打折扣，那么企业项目就会落后于别人。
下面，就将简单讲讲，若是没有软件工具的辅助，项目管理过程中会有哪些小问题出现。
汇报任务费效率，属无效工作
我们知道会议是一个有效且正式的沟通形式，但是在具体工作中，更多事情的了解是不值当运用较为正式的形式和花费过多时间的。如项目团队中每个人每天的工作进展，其中可能有些人之间会有一定关联度，但是频率若过高就显得变化不大，似乎就没那么重要，于是传统的项目工作中大家工作汇报的效率就会显得很低。
这个工作是特别适合运用软件工具去做的，系统中直接记录了自己每天做的事，还可以选择自动形成数据表格、图标等不同展现形式，如此就可以直观的让大家看到你工作的进度，不需要成员再各自花时间整理、赘述。
风险发现不及时，问题处理慢
项目管理的难点所在就是问题、风险的处理，而处理问题最重要的一点就是要快、准、狠。因此当项目出现了危险可能，大家没有人员及时发现，那么产生的损失就会无限扩大。
相对于人为主动发现，项目工具就可以及时让帮助提醒风险出现的可能，而且系统中对项目情况直观的展现，也可以让大家较为主动、容易发现项目的异常。如此工具化加简易化的预警模式自然会大大降低项目风险的可能。