销售型企业项目管理软件怎样通过项目目标做好沟通规划

  在项目管理人员之中,有相当多的项目经理常常都在疲于应付那些层出不穷的项目问题,基本上属于“头痛医头,脚痛医脚”的救火队员,每天忙于沟通但效率低下,虽然也有很多项目经理经常参与各层面的沟通会议,但效果却不见得有多好。


  这也是目前很多项目经理的工作现状,无论是管理50人/月、100人/月还是更多的人的项目,项目经理都处于责任大、压力更大的状态下。之所以会出现这种现象,部分是因为项目中缺乏行之有效的沟通流程与方法,也有部分是因为这些项目管理人员沟通意识薄弱。

  一个公司的项目经理A,在谈到项目管理时,感受颇多:“现在跟进项目时,一般都是我全程跟踪,跟各方面沟通,因为公司项目多,有时一个项目经理要管几个项目,所以项目经理投入到不同项目的时间有限。比如项目进行中出现了技术问题,我会要求项目工程师解决,并要求其给出计划及时间表,但往往项目工程师迟迟交不了计划,拖拉几天后才给计划,又因为别的部门拖延时间,就会导致计划又延误。类似情况我经常向上面反映,因为领导有很多事情在身,也只能抽空催工程师和其他部门,更多时间是让我来催促。但我对他们既没有考核权也没有命令权,所以经常争吵不止,而出了问题,通常只会找我负责,真的很无奈!”

  这个案例中的主要沟通问题是没有做好沟通规划,沟通目标不清晰,项目经理应该承担主要责任。当然这个公司的WBS(工作分解结构)也有些问题,责权不清。如果该公司项目经理能建立信息发布、绩效报告的平台与系统,区分了与不同利害关系者沟通的目的和方法,项目中的沟通问题就会比较容易理顺了。

  项目经理还要确定项目沟通通常需要的信息,尽可能化繁为简地沟通,为此项目经理要做好以下几方面的工作:明确组织机构图;明确项目组织和利害关系者职责关系;列出项目中涉及的学科、部门和专业;列出多少人参与项目、在何地参与项目等后勤物流因素;内部信息需求分析;外部信息需求分析;利害关系者信息需求分析。