现在企业工作中,项目进度管理几乎贯穿整个项目的全过程,因此合理的进度调整是保障整个项目正常运转的主要操作。那么为了时间一直在正常在正常轨道上,大家在执行中可以做些什么呢?
信息及时分享,注意沟通效果
也许消息过多会让人有点烦,但是在项目团队中,沟通不足产生的后果影响却远大于大一点“烦”,这是基本认知。关于项目的所有信息不论好的坏的,成员之间都应该及时与其他人分享,特别是关于客户的第三方的,方便项目组根据最新消息判断项目是否需要调控。
首先,项目成员都要有及时上传客户信息等更新信息的习惯,关于项目需求有变动迹象更是应实时告知大家,不然客户想要的都可能超出项目范围了,项目团队还没有发现给与反馈。
其次,当有较大变更信息时,大家可以即时开会沟通;而即使只是在按部就班的完成项目工作,也有必要让项目组成员们每周开次例会,互相了解彼此进度、想法,是否有任务上的困难等等。
另外,沟通的目的是为了交流最新信息与想法,至于对内的沟通形式在格式规则上,反而没有过于刻板的讲究,让大家浪费不必要的时间。
执行项目计划,协调当前任务
按计划执行是项目进度顺利进展的初步保障,了解项目计划规划的时间节点范围内的当前任务,协调项目资源,保障当前工作的按时完成。同时,对于项目中涉及的资料、物资采购等认真审批、留存,把关每个环节,规避项目风险出现。
追踪项目进度,解决项目问题
项目执行中,实时了解项目进度是保障每个任务顺利完成的关键。进行项目活动,会遇到各种问题及纠纷与矛盾,管理者根据问题所出环节找到相关负责人,商讨问题解决方案,根据项目整体情况,协调任务解决时间。项目管理者在项目活动很多时候为了保证项目的进度,更像一个协调沟通者的存在,化解大家可能遇到的合作矛盾、纠纷,让其不影响项目的正常运作。
积极借助工具,避免人工误差
有需求就会有产出,从现在项目管理系统/软件在企业广泛运用的现状可以看出,公司越来越明白了辅助工具在项目管理过程中的重要性。
项目工具其实最明显的一点的就是让项目的所有流程、数据呈现可视化展示,让项目成员随时随地可以直观看到项目相关信息。同时,工具的加入,既减轻了人工的工作量,也避免了一些人工的不必要误差,加强项目的严谨性,降低风险,让项目更易成功完成。