好用的项目管理软件系统了解哪些问题,可以快速确立项目范围

  项目范围顾名思义是项目所需完成事宜的界限,也是项目成员工作任务的范畴,超过整个边界就是超出了项目的范围,需要进行调整管理。下面就说说想要弄清楚一个项目的项目范围,我们需要了解哪些问题呢?

  谁批准范围

  不要寄托希望于通过一次或几次集体讨论就能确定下来项目的范围,在此期间总是会不断地出现冲突,这种冲突维持的时间越长,对于项目的启动就会有所延误。

  这个时候需要有人能够在冲突发生的时候进行仲裁,或者当同时存在几个选项的时候进行选择。

  这个批准的权力可以是项目合作方,如果项目合作方无法判断,那么可以建立一个审核小组来进行审核并批准,这种批准一方面需要预留出一定的时间。

  另外,等到项目正式实施交付的时候,项目范围往往也可能会出现变更,这时,委员会也需要进行审核和批准。

  你的关键假设是什么

  在确定项目范围的时候,每个人都会做出一些关键假设,项目经理这个时候的主要工作就是确保已经全部了解并记录下来,这些关键假设会大大的影响到项目。例如项目赞助商可能会假设用户会喜欢项目最终产品的创意,尽管这些产品的对象实际是未成年人。

  项目经理需要分析所有的关键假设,通过提出正确的问题来找出错误的关键假设,善于运用好这一点,可以适当的管理项目以及客户的期望。

  关键建设往往和风险相关联,一旦关键假设没有成立,严重时会导致范围的大范围变更甚至失败,项目经理一定要谨慎。

  和各方讨论范围的确立

  项目经理需要第一个沟通的对象就是项目出资方,尽管他们可能不是定义项目细节的正确人选,但从他们口中可以得知到能够定义项目正确需求的人。也可能是一些人,只要知道了这些人员名单,项目经理就能按图索骥,将这些人列为第二轮沟通的对象。

  第二轮的沟通可以面对面单独沟通,也可以组织一个项目研讨会。将自己理解的要求和对方进行讨论,看双方是不是在范围的定义上保持一致;或者采取统一的标准描述和名称便于后续的审核和验收;又或者如果项目范围过于扩大化,可以建议形成另一个或若干个项目来进行。