项目管理是有其专业性存在的，因此项目管理软件也有着一些必备的功能特性。其实就是让我们在选择项目管理软件前知道自己能够花的钱、需要的人、不可少的功能等等。这也算是知己知彼的一种，吃透自己，完全了解自己的需要，当面对各型各色的软件选择时，大家才能准确排除不合适的，找到最适合自己企业项目的辅助工具。
数据图标统计展现
数据报表是掌握业务全局的最佳展现方式，项目管理也不例外。无论是成本管理、质量管理，还是项目完成情况，都可以通过报表等来掌握全貌。项目软件在数据统计展现上，不论是时间线、甘特图或是图表都能让我们将整体信息清晰掌控。
职能结构，要分工明确
这里要说明清楚项目成员与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，所以，这也是投资方非常关心的问题。
另外，要明确项目的管理结构。应该清楚的指明项目总负责人和其它各板块的责任人。如果是两个或多个机构合作完成一个项目，还要说明各机构的分工。
简化进度管理监控
一个正常的项目流程包括启动、策划、执行、监测控制、收尾等5个阶段，每个阶段都有不同的事情要处理。尤其是在执行和监测阶段，管理更为复杂，因此项目进度的把控是比较难做处理的。一个好的项目管理软件，可以让你对项目进度一目了然，帮你在管理各项事务方面做到游刃有余。
成本预算，需测算明晰
这里要叙述和分析各项预算数据、总成本与各分成本，包括人员、设备的费用等。其中，人员经费可能包括工资、福利和咨询专家的费用等;非人员经费包括差旅费、设备和通讯费等。
上面提到的是支出，还有一个项目产出效益也很重要。你越明确地算出单位成本的投入可以产生的效益，就越能说明你的方法的优越性，也就越能得到资助方的同意。另外，与项目相关的财务与审计方法也要在这部分中提到。
顺畅的沟通流程机制
前面已经说到项目管理其实是十分复杂的过程，项目管理中我们需要不断与团队其他团队成员进行沟通来确定项目的进展。因此，软件中良好沟通协作功能是必须的，它将有助于保证整个团队的信息畅通。所有使用者都可以通过软件上的沟通渠道、流程机制等进行信息的实时分享与反馈。