相对其它风险而言,项目范围类的问题尽量提前规避,因为项目的需求、目标,项目组完成的任务等基本都是依据确定的范围来制定的,一旦项目的范围出现错误或是可以随意改变,那么大家做的事就会陷入混乱,甚至导致做无用功等情况。
需求要全员认可,防止范围偏离目标
项目企业考虑维护好与客户方的合作关系,一般很难直接拒绝客户方所提要求,可是若缺乏有效引导挖掘客户真实需求,导致需求范围偏离实际项目目标。另外,团队成员为追求完美的产品功能,不断调整实现方案,最终也会造成产品无法按期交付。
明确项目成员角色与职责,确定项目组织架构,明确需求允许实施与变更的最终决策者,制定统一的决策机制,不能谁说要改什么都能让项目团队去干活。
需求范围调整时,应与客户方确定所需实现的目标做匹配,安排团队或专家评估可实现方案对进度、成本等的影响,若存在多个需求调整时,还应明确需求优先级,并与各方对解决计划和方案达成一致。
确定验收标准,避免后期临时想法过多
项目运行过程中,不少客户前期不熟悉产品或需求细节,后期随着了解而想法增多。因此,前期已认可的需求,在业务验收阶段提出大量细节变更,甚至要求整个模块调整实现方案,造成项目的返工,影响团队士气,严重时将导致项目无法按期交付。
面对上述情况,项目团队可以对客户负责提需求和后期验收的人员进行一个培训。双方统一定义需求关键词和功能模块用语,项目企业可通过原型法提供产品模型,使客户方提前参与产品体验,提升对产品熟悉度,保证供需双方需求理解一致。
另外,团队还可以提前规划关键阶段性交付成果物的验收计划,创建WBS把项目可交付成果和工作分解,确保各方对交付成果与工作任务的理解。尽量让客户方参与,及时检查各阶段性交付成果物是否符合期望,若发现偏差及时做出相应调整,保证对最终交付产品的认可。
在项目后期渐渐接近要验收时,项目团队也会有些紧张,担忧会在最后阶段会出现各种问题影响项目的完美完结,而项目范围的变更或蔓延就是经常出现的“拦路虎”之一。