选择项目管理软件的目的与原则

  工具的使用是为了方便人们的生活,同理,项目管理软件的使用也是为了便捷企业的办公形式。现代企业的快速发展,进行项目活动时早已不能用以传统方式去沟通需求、人工整理数据的方式进行,既容易出现误差也增加了大量的无效工作,这也是我们选择为何选择项目管理软件进行项目管理的初衷。


  选择项目管理的目的

  1、加强基础工作的效率

  以前是人工汇总表格整理整理报表,既耗费时间,对员工表格工具的使用能力也有一定要求;使用软件后,员工只需要实时将信息录入系统,项目软件会自动生成各类统计数据,管理者可以根据自己的需要来选择分类进行统计分析,以自己习惯的表格或图表形式展现,大大缩短了这些整理统计类基础工作的时间。

  2、降低项目风险

  将线下办公和许多人工处理工作完全转到线上,让公司进行数字化线上办公,涉及的数据、资料等信息都有项目管理软件自动统计,避免了人工整理时出现错误的可能,不至于因为一个数据的错误影响连带影响后面整个项目的分析结果;而管理者可以通过软件实时了解项目情况,当出现可能影响项目的危险因素时,能及时发现,及时消除风险。

  3、增强公司整体管理能力

  项目管理软件本身就是经过科学严谨设计的,它的板块、模板就是按照一定项目管理逻辑来设定,对于自身没有项目管理相关理论知识的企业,在利用软件进行项目活动的工作中,能让企业锻炼自己项目管理思维能力,渐渐提高自身管理能力。

  选择项目管理软件的原则

  选择软件的原则其实挺简单,主要两点,即从企业自身需求考虑和从软件本身评估考虑。

  1、首先,企业要大致清楚自己要什么,自己公司开展项目活动时,涉及到哪些功能,哪些方面人工管理较麻烦;公司的实力,所能为此付出的预算;公司业务范围对数据安全性的要求等。

  2、其次,当我们了解自己公司的情况后,就要开始试验看看哪些软件在项目管理运作流程上与公司适配度最高。公司除了依据一些项目管理知识进行分析,最好时去参考同类企业的成功案例,并对候选软件进行试用。

  万变不离其宗,走完这些步骤,企业定能找到真正让自己提升市场竞争力的项目管理软件。