致使项目延期的原因有哪些?如何避免?

  开展项目时,制定时间周期的初衷都有项目能在计划时间内完成的期望。但是,经验告诉我们,更多的项目都是延期后完成的。有些延期是为了保障项目的质量,多数则是项目管理过程中出现的各种因素而导致的。

致使项目延期的原因有哪些?如何避免

  1、开头计划制定不合理

  项目延期可能项目一开始就有隐患—项目制定的计划就不大合理。有可能是制定的计划各个工作阶段界限划分不明确;也可能是项目预期时间过长,预估工作量耗时得不到领导的同意,导致计划推倒重来。不论是工作做的不好还是人的原因,开头的不好,可能会影响到的整个项目过程中。

  项目经理在项目计划前应先和领导就项目问题做好沟通,获得领导支持;其次团队成员也要达成一致意见,任务的本身执行者需要认可这是自己可以完成工作量和难度。

  另外,因为项目任务多,在执行过程中,可能需要随时调整,项目经理可以使用项目管理工具来制定项目计划、创建项目,在甘特图中对项目进行分解,估计每个任务的时间,根据任务处理人的能力和工作安排制定出合理的任务计划,并适时给予工作上的指导和帮助。

  2、外部需求变动不定

  需求变更是造成项目延期的重要原因之一。由于客户或者需求方需求没有沟通清楚,随着时间的推移,客户可能会冒出新的想法,甚至推掉自己之前的观点,导致客户的需求变化。一旦需求有变更,对项目成员来说之前的工作可能都白干了,大家需要重新再过一遍项目目标、计划等,自己的工作任务甚至也会改变。

  项目进行过程中要进行需求变更,最好在前期提出。当前期的需求和计划都确定后,项目经理要阶段性地和需求方多沟通,让他们及时反馈意见,尽量在早期解决问题,避免项目进行后推翻重来。实在不能避免在项目实施过程中变更需求的,要建立起变更审批流程,确认变更确实有它的必要意义。

  3、内部沟通

  项目是由一个团队来完成的,涉及人数多,人与人之间需要合作与沟通,因此难免会产生沟通不到位或者信息传递遗漏的情况,累计多了对项目按时交付也是有较大影响。每个人的表达于理解能力都有差异,出现沟通误差的情况也是有的。

  在沟通的过程中,项目成员间不仅要口头上沟通,最好加上文字传递信息,只有团队所有人员对信息的认知一致时,才能保证工作高效地完成。大家应不要怕一时多几句话的麻烦,将事情讲清楚总比后期出现问题真正影响项目进展要强。