三步教你正确管理项目需求

  一个项目的成败,前期的需求管理息息相关,毕竟不论需求变更还是需求模糊等都可能会造成项目的延误。因此为了更好的弄清和管理项目需求,项目经理需要从下面三处方面着手。

  一、找对决策人

  一个项目开始,你和客户的一位对接人谈了很久,确定了项目的详细需求,并形成了文档。但是,当文档上报给客户总经理的时候,却被全部推翻了,一切得从头再来。项目相关工作文档,上报给高层领导时,有调整可以理解,但全部推翻是怎么回事呢?

  这说明你谈项目需求的时候找错了人。比如客户要做一个研发类项目,不能去找客户的技术经理谈。

  多数情况下,需求并不来自技术部门,而是来自业务部门。作为项目经理,应选择和对方业务层面的人员直接进行沟通对话。而业务层面的需求往往是模糊的、不确定的,甚至有些人自己也不知道想要的是什么。业务层面的需求还会牵扯到各方的利益,纷繁复杂,需要项目经理一一去梳理、沟通、协调、妥协,最终达成互相认同共识。

  所以项目经理谈需求时,一定要找对人。即使不容易见面,也要通过线上方式取得联系。

  二、沟通需求主次

  在需求沟通过程中,项目经理需要耐心、技巧和深层次的沟通,了解客户内心的真实需求,而不是从技术层面去说服对方。在很多情况下,问题都不是技术层面的。

  例如,在项目执行,确认计划方案时,双方出现了分歧。项目经理觉得A方案简单,成本还低,可以满足您的要求;客户觉得成本高没关系,关键是要稳定、可靠,建议选择更复杂点的方案。即使项目组强调这种技术也很可靠的,做了好几个这种项目了,没出现问题;客户依然“初心不变”。项目经理心里纳闷:怎么说不通呢?钱多花不完啊,放着简单省钱的不用非得用那费劲的?

  而后来你了解到,客户公司以前的系统都是用的这种方案,你的对接人只是不想做第一个吃螃蟹的人,他考虑的首先是安全,其次才是项目。

  三、引起领导层重视

  最后,经过沟通,完成了项目的需求文档,把它交给高层管理者。这个时候,老板会直接通过你的需求吗?一般情况下是不会的,因为连他自己也没有想好到底确不确认,可能就是让项目经理自己定着、先做着。

  而你是项目经理,不是客户,更不是老板,决定不了项目需求。其实让老板签字通过并不是非签不可,而是让他对项目认真思考清楚,很多时候老板是不会替你考虑问题的,最后出了问题还是项目经理“背锅”。

  不管是签字,还是软磨硬泡,亦或是动之以情晓之以理,总之要让重要相关方认真考虑你的项目,让他们对项目目标、需求达成一致。不管他们是否强势,项目经理都不能退缩。

  总之,项目需求确认清楚不是一蹴而就的,它是可能根据项目进程走向而出现变化的,但前期的正确管理却能为项目的开始引导好的执行方向,是项目顺利进行开端。