项目开始前需要做哪些准备工作?

  房子在建造之前第一步是打地基,只有打好了地基才能保证建造房子的质量;项目管理亦是如此,在项目开始执行之前,各种准备工作也是后期项目质量、项目顺利进行的保障。

项目开始前需要做哪些准备工作-有谱项目

  1、反思前期项目,总结经验

  开始新项目时,确保反思中的相关经验有运用到实践中并定期检查,以避免人们遗忘这些建议,从而导致同样的问题再次发生。

  想从错误中学习,必须对所有项目进行事后分析,尤其是那些被取消的项目。这个过程必须不留余地、全面深刻地反思什么是对的、什么是错的以及今后如何改进。相关人员撰写完总结报告并一致同意通过后,应该把它提供给企业的全体成员,最好放在公司内部网站上,确保成员们能够轻松找到并查阅它,随时学习。

  2、启动前定计划,应对变数

  项目刚启动时存在许多未知数,制定一个长期计划是必要的。在项目初期,长期计划包含了许多关键日期,如正式启动日期、什么时候进入前期开发、什么时候开始制作、什么时候提交项目等等。

  在这个阶段,必须制定预算、时间表。计划确立后,可以进一步估算其它事物,如果日期发生变动,计划也随之而变。要注意的是,长期计划不只是为了取悦利益相关者而匆匆制定出来的一个概况,直到项目严重滞后时才被重新审视。保持敏捷开发的同时遵循并实时更新长期计划,这对于保持功能相关性来说尤为重要,因为如果我们仅以不同阶段审视产品功能,可能会遗漏关键方面。

  3、确认关键人员,保障进度

  项目若为了节省经费而导致人手不足,特别是在前面领头的人,后果将会很严重。如果你无法在一开始确定某人的能力,后期换掉他们将产生更大的费用,因为他们的工作很可能要被推倒重做。

  因此,应让项目中对关键处作用大的人尽早加入项目中,并让其越早了解项目的背景、计划等越利于项目的开展,让其尽早为项目所需做准备,准备越充分,后期遇到的风险问题越少。

  4、确立岗位职能,明确责任

  对于任何团队来说,各个成员们了解自己的责任以及如何融入团队是很重要的。如果团队成员的角色是模糊的,人们不清楚公司对他们的期望是什么,也不知道团队结构是怎样运作的,许多事情会因此被忽略,某些岗位的责任会被稀释。因此必须明确谁负责方向指导、谁负责审查等等。

  在项目交替、不可避免地出现岗位变动时,最好与团队成员共同商议。如果出现了岗位空缺,开放这些岗位,让所有人都可以来应聘。当然,岗位说明无法涵盖所有工作责任,人们常常会突破岗位职责的限制,但让人们自由选择承担职责会引发很多不必要的问题。

  对于团队以外的利益相关者,如:管理高层、发行商、授权方等,这一点尤为重要。参与审批的人太多是一件危险的事,这会导致签字确认、处理矛盾反馈的责任人不明确。因此,应该一开始就确定分工,反馈流程以及周转时间。

  5、多方参与方案,预留备选

  一般来说,最好不要一股脑地投入到第一个想法中,全然不考虑其它替代方案。它或许是个好主意,但可能存在更好的想法,并且在不权衡其它可能性的情况下,一个想法的缺点可能会被暂时掩盖,直到最终凸显出来。

  设计之初,允许任何团队成员和利益相关者贡献自己的想法,但具体的责任和决定权仍然在首席设计师手中,首席设计师应该对这些想法进行筛选。这个过程将大大提高团队的认可度和参与度。从人际关系策略的角度来看,让利益相关者加入其中是明智的。特别是客户,因为如果他们参与到这个过程中,他们将更可能同意某个方案。

  上面所提到的内容,不只是在项目前期可以尽早做准备工作,不少关键点是需要贯穿项目始终的,只有前期准备充分,后期严谨执行,才能让项目的质量与进度都拥有保障。