怎样开一场成功的项目启动会?

  正所谓,万事开头难,项目启动会是项目所有参与者的初次汇聚,也是项目的一个开端。其展现的效果好坏,可能直接影响到大家接下来的工作态度与情绪,因此,开一场成功的项目启动会对于项目管理来说是至关重要的。

怎样开一场成功的项目启动会-有谱项目

  一、何时开启会议?

  启动会应该在什么时候召开呢?一般来说,当项目经理接到任命,已经有了明确的目标和初步的核心团队成员后,就可以召开启动会了。这个时候召开的启动会,通常“形式大于内容”,只是作为一个项目的启动标志,同时让团队成员知晓项目的目标和意义,并获得相关领导和资源的支持。

  二、会议上应做些什么?

  启动会的时间通常都比较短,会议议题也比较简单,一般包括:宣读管理领导的任命文件,如项目经理任命书或项目章程等;简要介绍项目工作情况;介绍参与项目工作的相关部门及具体的团队成员;项目涉及部门的领导讲话;如果有可能,应该尽量邀请更高级别的领导参加会议,并做最后的总结发言。

  内容看似简单,实际上启动会的作用却不可低估。通过这种正规、严肃的形式,让团队成员理解项目的重要性,进而认识到自己即将承担的工作的价值和意义,这将有助于调动大家的积极性和主动性,同时也有利于团队凝聚力的形成与加强。

  三、应与客户进行哪些会议沟通?

  对于很多行业、领域的项目来说,大量的具体项目活动都是由项目团队及协作单位分别或配合完成的。但是,在项目实施过程中,客户的适度参与,将会对工作的执行与推进起到非常重要的促进作用。所以,很多情况下,除了要满足客户一方对工作进展信息的需要,在适当的情况下,还应该做好必要的客户参与活动,也就是将客户拉入我们的执行团队,让他们参与具体的项目工作活动,并承担一定的责任。这既有利于缓解团队资源紧张的矛盾,还能让客户体会到参与的成就感,进而更乐于促进项目工作的推进。

  联合召开项目启动会,就是一种很好的相关方参与的活动。邀请客户项目对接人、相关部门负责人参加启动会,不但让客户一方知晓我们对该项目的重视程度,同时也可以让对方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的相应责任。

  然而,涉及客户一方在项目启动会上的所有安排、计划,都必须提前与对方做好充分的沟通。毕竟甲乙双方分属不同的单位,都有各自不同的工作习惯和计划安排。特别是在参会人员的邀请问题上,除了具体的行程、时间不要出现冲突外,在参会人员彼此之间的部门利益、甚至个人关系等方面,更要做到考虑周全,不能出现疏漏。类似这种细节问题,仅凭项目经理个人是很难做到规划得准确、恰当的,这就需要与客户的项目对接人做好充分的沟通,包括领导发言的顺序、讲话内容的确定等。

  会议是一种严肃和正式的沟通形式,项目启动会也代表了项目人事上的正式确认,能让大家开始清楚团队接下来要做什么,自己属于谁管。因此,一场成功的启动会是让成员们各司其职的开始,也是项目成功运转的开始。