高质量项目计划遵循的六大原则

  为了编制出高质量的项目计划,我们必须遵守一些基本原则。本文总结了编制项目计划必须遵守的六大原则。


  1、环境扫描原则

  在项目正式立项之前,以及在编制项目计划之前,都必须透彻了解项目所处的环境,包括所在组织内部的环境和外部的环境,确保项目与环境没有明显的冲突,例如,不违反组织规则,不违反法律法规,不违反文化习俗。

  在编制计划和开展执行的过程中,必须自始至终关注组织内外部环境及其动态变化,并为适应变化而对项目计划做必要的调整。例如,组织战略目标的变化、国家法律法规的变化、行业技术标准的变化、市场情况的变化,都可能对项目产生实质性影响,从而必须调整项目计划。

  2、资产盘点原则

  在项目正式立项之前以及在编制项目计划之前,都必须透彻了解项目所在组织中的与本项目有关的组织过程资产,以便加以利用,使本项目有一个较高的起点。做项目,不能“一切从零开始”,而必须基于以往的组织过程资产,力求比以往的项目做得更好。

  “一切从零开始”这句话,只能是工作态度,不能是实际做法。从态度上讲,要一切从零开始;从做法上讲,要把过去的经验教训作为通向项目成功的第一个大台阶。如果善于利用组织过程资产,那么项目还没开工,就已经登上了一个通向项目成功的大台阶。

  3、方向明确原则

  在编制项目计划之前,必须先确定项目的大方向,明确项目大致要做成什么样子。就像是在选择行走路线之前,必须先明确究竟要向南走还是向北走。明确大方向,通常是项目发起人的责任,项目经理则需要提供专业协助。如果大方向都不明确,那编计划就毫无依据可言。

  方向明确原则中,也包含了必须先确定具有挑战性但又可实现的大目标。这种大目标其实是方向性和指导性目标。如果方向性目标是错误的,那么无论怎样编制项目计划,都是无济于事的。

  4、广泛沟通原则

  无论是编制计划之前、编制计划之中,还是后面要对计划进行调整,都必须与各种相关方充分沟通,广泛征求他们的意见,邀请他们以合理方式参与计划编制工作。各种相关方都参与计划的编制,既有利于提高计划的质量,又有利于使他们对项目计划有主人翁感,使项目计划成为他们自己的计划。

  同时,必须对相关方的配合和参与,以正式和非正式方式给予认可和感谢。例如,把对项目计划的编制做出了直接贡献的人的姓名,都列入相关附录中,以示认可和感谢。

  5、细化可变原则

  不能一开始就试图编制出很详细的项目计划,而应该先编制出粗略的控制性计划,并要求用滚动式规划方法来逐渐细化出详细的计划。所谓滚动式规划,是指对近期就要开展的工作编制详细计划,而对远期才开展的工作,就要随时间的推移再编制详细计划。

  除了留出逐渐细化的余地,在项目计划中还必须留出一定的可变的余地。也就是说,对某些项目工作, 要留出采用不同方案去实施的余地,而不是限定为只能采用某一种方案。

  6、考虑风险原则

  项目作为面向未来的独特性工作,必然面临诸多风险。在编制和调整项目计划时,必须考虑可能发生的风险,在计划中预留出用来应对风险的余地,如一定的应急时间、一定的应急资金、针对严重风险的应急预案。

  考虑风险,与第五条原则中的可变,有一定程度的联系,但更有实质性区别。可变,是指为主动变更留出余地;考虑风险,则是指为应对可能发生的风险而留出被动变更的余地。可变,是为了优化项目计划;考虑风险,则是为了使项目计划现实可行。如果不考虑风险,一旦风险发生,整个计划就会完全失效。