如何提升项目的综合管理能力

  在项目实施时,由于项目各方对于项目的期望值不同,因此要达到满足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。项目经理需要在不同的目标之间进行协调,寻求一种平衡。项目整合管理就是为满足各方需求而进行协调以达到预期目的的过程。

  这些过程彼此相互影响,同时与其他领域中的过程也互相影响。

  一、项目计划开发

  在整合管理中,项目计划开发就是利用其他各领域的项目规划过程的输出,创建一个内容充实、结构紧凑的文件来指导项目的实施和控制。因此,项目计划开发过程所需要的主要的依据是其他项目规划过程的成果。

  在项目计划开发中还需要考虑组织的管理政策。这些政策是项目实施的规范和标准,必须被项目团队进行遵守和执行,因此在计划时必须考虑到它们的影响。

  同时,项目计划开发也需要参考项目的历史资料。项目的历史资料是进行项目规划的基础,它为项目规划提供了参考依据。

  最后,在项目计划开发中还需要考虑项目的制约因素和假定条件。制约因素是限制项目管理团队运行的因素。在项目计划开发时,通常会采用程序化的计划方法来引导项目团队的工作。在项目计划开发过程中,需要从事大量的信息收集、整理和加工处理工作,为了方便工作的进展,常常采用项目管理信息系统。

  二、项目计划实施

  项目计划实施过程是完成整个项目计划任务的过程。在这一过程中项目的各种目标需要被实现,各项专项计划需要被落实。

  项目计划实施的主要依据是项目计划开发阶段的成果——项目计划、辅助说明,同时组织管理政策也将作为辅助文件来指导项目实施工作。

  在项目计划实施过程中,势必会有各种风险事件的发生,为了降低项目风险事件对项目实施的影响,通常会设计一些预防措施来减少项目风险事件发生概率。这些措施也将作为输入信息应用于项目计划实施过程中。

  另外,在项目计划实施中,通常很难保障项目完全按照计划进行,当项目有了偏差时,就需要采取一定措施来降低偏差对于项目的影响,这些措施被称为纠偏措施,它也将作为输入信息应用于项目计划实施过程中。

  三、综合变更控制

  对于项目而言,变更是必然的。为了将项目变更的影响降低到最小,就需要采用变更控制的方法。综合变更控制主要包含以下内容:找出影响项目变更的因素、判断项目变更范围是否已经发生等。进行综合变更控制的主要依据有:项目计划、变更请求和提供了项目执行状况信息的绩效报告。

  为保证项目变更的规范和有效实施,通常项目实施组织会有一个变更控制系统。变更控制系统是一个正式和文档化的程序,它定义了项目绩效如何被监控和评估,并且包含了哪种级别的项目文件可以被变更。它包括文书处理、系统跟踪、过程程序、变更审批权限控制等。

  要想使项目获得成功,必须从整合的角度,以全局的观点开展整合管理,不能只强调各项具体的专项管理工作。以上概括性地分析了项目整合管理的主要过程和工作以及过程中采用的方法和技术。值得往意的是,在项目的不同阶段,项目整合管理工作的内容会侧重不同,工作量也会不同。