开启项目前,你需要考虑哪些问题?

  项目的存在是经过立项过程的,不是没有任何考量分析而随意开启的,高层领导和项目经理在项目开启前都需要好好思考一些关键性问题。


  1、了解项目背景:为什么做

  这个是阐明为什么要做这个项目的重要环节,可以从内外两方面分析。

  首先,从企业本身着手。从公司战略方向变化来看,基于公司战略必须要有的变化,交代清楚项目背景。有利于相关人员了解清楚为什么要做这个项目,做此事对公司的影响及带来的利益等。同时,从公司当前现状与是问题出发,若开启此项目会遇到什么问题?存在什么风险?会影响公司当前什么业务?从而分析出开启项目是否值得,风险比重能否承担。

  其次,从外部市场环境变化来分析,了解当前可遇到的机会和挑战。整体的行业现状、受众群体的消费习惯、消费者的喜好变化等,都需进行相关的市场调研,才能知晓自己的项目拥有多大的市场空间,可以进行哪些调整。

  2、明确项目目标:做事目的

  这是每次讲解项目管理流程中都必定会提到的一环——明确项目目标。

  项目目标自然就是开启项目所想要达到的目的,项目目标极为关键,只有目标想清楚了,才可能正常开展后期的项目工作。

  想要获悉真正的目标,就需要了解项目各相关方的真正需求,所以最好是在项目开启前,就积极与各相关方进行沟通,了解其表面需求背后所想要实现的愿景,这才是其想要通过项目达到的目的。

  3、确立项目范围:要做什么

  基于背景的分析、目标的阐述,那么接下来就可以确认要做的范围,即该项目究竟要做什么?这是让所有人了解项目边界的一步,也是为了让项目执行团队明确自己工作内容范畴,避免客户方等随意提出超出项目范围的新需求。

  一般来说,确立的范围最好体现在项目的签署合同文本上,既保障互相利益,也免除不必要的扯皮纠纷。

  4、配备项目资源:拿什么做

  有了目标,知道要做什么,就可以考虑开启这个项目大概需要的资源了。项目资源除了基本的人力、资金等,还包括企业内外可提供的支持、配套的硬件资源、技术支持等。在项目获得成功的过程中,究竟可以需要哪些资源的介入,需要在立项的过程中明确好,从人、财、物多方面进行思考,最大限度在前期为项目争取资源。

  当然,并不是说所有的项目资源都要花费,这只是为项目开启做最好的后盾准备,后面关于项目管理在成本控制方面的措施就是另外需考虑的问题了。

  5、制定执行方案:要如何做

  人力物力财力、目的都已经明确后,自然可开始想将其实施的具体方案了,根据不同的项目资源,方案也会根据不同的成本而进行调整,企业可提供资源的多少,项目团队则需运用不同的工作方式和项目计划等。

  6、划分项目责任:谁管谁做

  项目规划好方案、选好团队成员后,就需要根据项目的角色细化每一个角色的职责,以保证大家对自己的工作职责是明确的。项目职责与分工在整个项目管理中是至关重要的,项目团队成员组成如何?每个人怎样分工合作?每个任务由谁负责等等,都关系项目每个环节的具体执行与把关。

  项目经理或产品经理是一早就要确定好的,如此项目的开展才有人张罗。除了管理者的宣布和项目成员的选取安排,在项目执行过程中,每个子任务的环节还可设置验收管理员角色,安排人员对自己涉及的相关任务负责、评估。

  如此,不论子任务或某个环节出现任何遗落或是好坏情况,都能有人可找,明确相关责任人,快速及时解决问题。

  7、设定项目绩效:做的好坏

  项目运行后,通过什么事情可以证明项目获得了成功呢?不同的项目的衡量标准可能是不一样的,根据自己项目的性质,需要制定不同衡量指标。

  衡量项目或任务效果好坏的显现表现可能有:问题发生率的降低?成本的下降?收益的增加等等。换言之,这就是项目的KPI,也是判断项目成员们工作成效的关键指标,奖惩赏罚的重要参照之一。

  8、控制项目风险:接受结果

  在开启项目之前,还有一项需要重点考虑的是——项目失败的可能,即:项目可能出现的风险,企业能否承受这样压力,以及应怎样应对、避免等。

  大家可以提前想想,如果项目失败了,会是哪些因素导致的?分析其中的影响因素,看看哪些风险是可以提前控制的,哪些是不可控的。这样才能在最开始的时候就想清楚未来的所有影响点,提前介入、提前预防,以提升项目成功率。

  当项目管理者能完善思考并筹备好上述问题,那么项目开启前的准备工作也就基本完成了。同时,还需记住,事情都不是一成不变的,我们做了最完全准备,尽了最大努力,也要接受任何好坏结果,项目管理亦是如此。