项目利益相关方的识别与管理

  很多人对”利益相关方“这个词并不陌生,不过在项目管理中,它是有专门的定义的——那些积极参与到项目中,或会因为项目产生正面或负面影响的人或组织,都是这个项目的利益相关方。作为项目经理,如果不能准确的识别利益相关方,在推进项目的过程中必定会遇到重重阻力,甚至导致项目失败。


  虽然确定利益相关方非常重要,但遗憾的是很多项目经理往往没有做好这个工作的意识,或者想做又不知道从何入手。其实认真思考一下,确定利益相关方虽然比较难,但也绝非不可能完成的任务。

  在确定利益相关方时,我们不妨分成两步去做。

  一、确定所有利益相关方

  我们可以通过头脑风暴列出一个所有参与或者会受到项目影响的人的清单,如果怕自己想的不全面,可以找一位朋友、同事、家人或项目成员来帮你完成这项工作。

  与同伴尤其是同事进行头脑风暴是项目管理的一个重要工作,原因有两点:

  (1)当邀请团队成员参与头脑风暴时,他们获得了一个表达自己的机会,特别是讨论重要的项目问题时,他们会有一种受到尊重和被需要的感觉,这说明你非常重视他们的意见,同时最初的参与会使他们渴望进入你的团队。

  (2)神经系统科学做过专门研究,结果显示直线思考是有好处的,但头脑风暴有更明显的优势。通过头脑风暴,可以让大家充分的发散思维,让每个人把想法写成纸条并贴在墙上,或者制作一个思维导图,让其他人参与到头脑风暴中。

  当然,项目经理也可以自己独立完成利益相关方清单,但难免会有所遗漏,甚至漏掉最重要的人,但如果是大家一起去做这个工作,肯定会有人把你漏掉的信息补上。

  其实,项目管理很关键的一个地方就是不要有盲区,你越尽全力去了解与项目相关的人,项目出错的概率也就越小。

  不知道你是否有过这样的经历,当你参加一个项目并做了大量的工作之后,突然有人跟你说:”很抱歉,我刚发现你也在这个项目里,你要等我的安排再进行下一步工作。“同样的道理,如果你不小心漏掉一个至关重要的人物,你的项目很可能会功亏一篑。

  所以,多花一点时间在识别利益相关方的工作上,不仅能让你对主要利益相关方、决策者、审批人等关键人物有准确的判断,也能有效降低项目失败的风险。

  二、确定主要利益相关方

  当然,只是确定所有的利益相关方还是远远不够的,因为项目最终是否成功,关键是由主要利益相关方来判断的,这些人在项目中参与的程度越高,项目成功的胜算也就越大。但是,很多项目经理往往低估了这一步的重要性,经常只和一位客户、经理或主办者谈话就交差了,做到这里他们就觉得自己对预期已经有了足够的认识。

  但在项目管理中,预期往往是多种多样的,甚至是冲突的,因为许许多多的人都会受到你所带领的项目影响,如果没能识别出其中的关键人物,那项目很有可能会以失败而告终。想要从利益相关方清单中把关键人物挑选出来,就需要使用一个叫做”D.A.N.C.E“的工具,我们称之为“主要利益相关方的舞蹈”。

  前三类通常比较容易判断,作决策、审批或从项目中受益的人,一般就是指对项目预算或审批结果签字的这些人,一定要确保把每个人都列入清单中,不要出现遗漏导致项目产生盲区。与之相反,却很少有项目经理把后两类人视作主要的利益相关方,即与项目结果有关联或者可以为项目带来能量的人。关联类的人物其实对项目成败有着巨大的影响,但这种影响不一定在最初就体现出来,他们也许不需要审批或签字,但影响仍是巨大的,因为他们和项目有着千丝万缕的联系,而且最终还会从项目结果中受益或被影响。

  如果条件允许,最好让这些人从始至终参与到项目中,这样不仅可以平衡其他主要利益相关方甚至公司的意见,也能通过他们所拥有的话语权去影响其他人的想法。而那些能够为项目带来正面或负面能量的人,也是项目经理不能忽略的重要相关方。

  相信很多人都遇到过每次谈话都带来负能量的人,很多时候,这只是他们的做事方式或性格使然,你越希望他离开,他越会留下来,这时候就需要使用一些必要的技巧,因为忽视问题不等于解决问题,项目经理必须要引导这些相关方。这时候,牢记四个准则就能有效的解决这些问题,这四个准则分别是:尊重并重视他们的观点、认真倾听他们的声音、了解他们的预期、遵守对他们的承诺。

  做好这四点,你就会发现这些人的负能量在消散,能够有效减少很多不必要的冲突,使你能集中精力与更多的相关方打交道。

  当然,了解这些利益相关方的知识并不意味着项目经理可以从此高枕无忧了,做好利益相关方的工作是项目能够成功的关键也是基础,只有以正确的心态去面对这项工作,才能让你的项目更顺利的推进下去。