如何进行项目沟通的系统化管理

  沟通是传递信息的过程,在项目推进过程中沟通成为不可或缺的部分,各类信息的流动,是拉动项目往前走的内在因素。沟通是以接收和理解为前提的,所以信息的回馈成为验证沟通是否有效的关键,但如何做到回馈100%及有效,就很考验沟通者的能力。

如何进行项目沟通的系统化管理

  1、影响沟通效果主要有三个方面:

  首先是沟通需要通过某些介质,包括人、平台软件、文档,就会存在传递失效的情况,造成所谓信息不对称。不同的诉求需要用不同的载体,比如项目正式决议,需要用文档形式,如果口头传达就容易失效,但如果紧急事件,就必须立即通过人来传达,文档化传递就容易导致滞后失去时效性。

  其次是沟通的方式,在我们实际项目管理过程中,沟通的方式有很多,项目例会、电话沟通、E-MAIL、项目通报、项目输出文件等。不同的方式会产生不同的沟通效果,同样针对不同的诉求,不同的沟通目的要进行方式的选择。

  最后沟通者自身的沟通能力也会影响沟通效果,对所沟通事务的理解和了解,自身的业务水平,沟通的技巧和方法。

  2、项目沟通不简单,常用的沟通方式:

  1)、项目例会

  项目例会是一个常用的沟通方式,项目例会怎么开?例会重点就是两个方面问题和风险,问题针对当前已经发生的,进行例会讨论,确定原因、对策和负责人;风险是针对将来发生的事情,例会确定风险预防措施。例会容易出现的问题是会而不决,确定后无执行,所以还要进行后续的跟进措施,保证闭环,尤其是下一次例会要对上次例会决议内容进行“复习”。

  2)、项目绩效沟通

  此沟通方式常用于项目经理与团队成员的交流沟通,方式不一定是很正式的,沟通的重点是促进团队成员更多的支持项目,除了谈工作也可以谈生活,拉近与团队成员的距离。沟通的场地也不一定在会议室。沟通之前可以准备好议程,从近期的生活轻松话题,工作业绩引入,再谈近期的工作任务,最后以期望结束。

  3)、项目报告

  项目报告是一个很好的沟通载体,可以对项目进行聚焦,让相关方更好的掌握项目情况,项目报告内容主要是项目的状态信息。不同颗粒度的报告面向的对象不同,一般的项目报告可以包含项目背景、项目当前最新状态、项目问题以及项目下一步计划。对于进入项目攻坚阶段,可以加入项目成果突出案例以激励相关方。

  3、沟通系统化

  项目沟通是以解决问题为导向的,任何沟通均是如此,所以考验综合能力,如沟通解决一个资源问题,那就要掌握造成资源问题的背景、原因、涉及的核心干系人是谁、他们的需求是什么、资源对项目带来的影响有多大等,然后开展沟通工作。

  在项目管理知识体系里提到沟通规划,但实际工作中,此类规划并不会被重视和执行,因为在大多数项目负责人员看来,这是一个非常简单的事情,在问题发生后直接进行沟通即可,何必再费精力做一个规划。事实却并非如此,沟通需全局化,项目中出现的问题,很多都不是通过单纯一个沟通方式或者一个沟通渠道可以解决,需要系统性思考和解决。

  对于一个共性的项目问题,在推进过程,可以分为前奏沟通—造势沟通—聚焦沟通—展开沟通—收尾沟通,前奏即问题暴露出来,造势是为了促成更多的关注而进行一系列的沟通工作,聚焦就是对问题的根源进行剖析形成关注重点,展开是实施解决计划,收尾就是验证效果并对有功者进行奖赏。

  前奏主要是问题逐步暴露出来,主要采用面对面沟通方式,对问题进行了解掌握,如项目中常见的资源问题,需要资源单位、被影响的项目团队成员进行沟通,掌握被影响的后果,根源。造势主要是在大多数情况下,一些资源问题往往难度很大,必须扩大关注问题群体,此时使用的多为书面的沟通方式,比如通过问题分析通报、问题内参等,对影响深度和广度进行升华。聚焦为对问题进行解决方案落地,主要的方式是会议沟通方式,确定问题的解决方和责任人,统一对问题的认识。展开对解决方案实施进行执行,此时需要使用到书面沟通和当面沟通。收尾很关键,不仅是对问题落地的闭环,还有要通过各类沟通方式,展示工作成果。尤其面对面的沟通是很有必要,同时时机合适也可以采用一些非正式沟通的方式。

  所以一次成功的问题解决过程需要一系列的沟通过程,各种沟通方式。