浅谈如何消灭项目管理的风险问题

  风险管理是项目管理过程中最难的部分,也是成熟的项目经理需要逐渐掌握的技能。风险管理不应只是在危险出现后才去消灭它,更有意义的是在危险发生之前预判而规避,如此才是真正为项目管理省时省力。


  前期风险发生前开始解决,必然比其发展为较为严重再解决而折损更少,因此项目管理者应学会从识别开始到后期发现想办法消除的整个处理流程。

  一、内外着手,识别风险

  识别风险的目的是帮助项目经理和项目团队为自己的项目风险管理工作划清管理边界,确定风险管理的范围和侧重,根据这些信息制定项目风险管理的整体指导性文件,用来指导项目经理和项目团队在整个项目生命周期中开展风险管理活动。

  风险识别主要有两方面信息来源。一是项目团队外部的信息,项目经理首先要了解公司内有哪些与风险管理的政策和相关的要求,项目是在企业的整体风险管理框架或体系之下运行的,必须遵循企业风险管理的整体要求。二是项目自身特点的信息,不同类型的项目的风险是不同的,这意味着风险管理的侧重点也不同。项目团队需要充分了解自身项目的特点,如项目产品的复杂程度、创新性等,这些都会导致项目出现不确定性。

  二、量化价值,评估风险

  当我们识别出来一堆风险之后,接下来要评估风险记录单中的每个风险,我们把这个过程叫作风险估算。

  在风险估算的过程中,我们需要仔细地分析风险记录单中每个风险发生的概率和造成的影响,并尽量做到量化。同时,要对所有的风险进行优先级划分,确定哪些风险是要优先处理的,哪些可以先放一放。

  对于项目经理来说,既要关注项目中的单个风险,还要关注项目中所有的风险累加在一起之后对项目造成的总体影响,我们称之为项目的总体风险水平,通常用项目风险的预期货币价值衡量。对于每个项目,项目经理一定要能准确地估算自己的这个项目预期的货币价值是多少,不能仅仅描绘它的收益,还要关心项目中多少收益是有风险的。

  三、计划策略,应对风险

  把风险找出来的目的不仅是给大家预警,更重要的是分析和选择风险应对措施,最大限度地降低风险对于项目目标的消极影响,提升积极的影响。因此,分析和思考风险应对策略的时候,应该本着全方位或系统化思考的原则,把所有可能的应对策略都考虑到,然后比较优缺点,挑选一个或几个最适合的应对策略并制订实施计划。

  项目管理中经常运用到的风险应随策略,主要有规避、降低、后备和应急计划、转移等等,以上几个策略从不同角度来应对威胁,各有利弊。

  四、落实责任,解决风险

  1、授权

  每个风险的应对行动都必须落实到人,而且必须至少落实到两个角色身上:一个角色叫风险负责人,通常是手握资源和权利的领导;另一个角色叫风险执行人,通常是一个职级不高但是有足够的时间和精力实施应对措施的项目成员。

  需要注意的是,针对同一个风险,负责人和执行人最好不是同一个人,因为负责人负责提供所需资源、做决策并监督执行人实施风险应对计划,而监督和被监督这两个角色不应该被集成到同一个人身上,否则会出现问题。

  经验证明,只有把风险应对计划落实到一个有资源、有权利的领导加上一个有时间干活的项目成员身上时,风险应对计划才更容易落地。

  2、监督

  项目经理需要在实施风险计划的过程中,监督应对行动落实的效果。通常,项目经理需要重点关注以下几点:应对行动是不是被执行了;执行风险应对行动之后是不是有效果;在执行应对行动的过程中是不是造成了新的风险。

  3、控制

  如果项目经理发现计划的风险应对行动没有达到预期效果,就需要尽快采取纠正行动。

  五、保持沟通,监控风险

  在项目风险管理的整个生命周期过程中,在项目管理团队内部,项目管理团队与项目外部的利益相关方之间建立及时、有效的沟通机制是至关重要的。常见的沟通方式可以包括但不限于定期的风险管理会议、定期更新的风险状态邮件、定期风险管理新闻稿、定期的风险检查、一对一的关键利益相关方汇报和沟通等。

  作为合格的项目经理,在接到项目任务的那一刻起,就应开始策划建立项目的风险管理机制;在项目进入实施交付阶段前,一定要确保项目风险管理机制已经就位。在整个项目的实施过程中,始终通过有效的风险管理机制识别、评估和控制项目中的各种不确定性,努力把项目过程中的不确定变为确定,减少项目中的意外事件。