小项目如何跳过雷区,保障利益

  除了那些政府、基建等大型项目外,市场上运行的多是一些小项目,如:一款新App的开发、新品活动的开展等等。


  小项目涉及的人员、资金流等少,时间周期短,希望能在短时间内达成目标、取得收益;同样,因此小项目大家在上面所耗费的管理也偏少,多是偶尔盯一盯项目的进度,催促执行人员的任务时间。如此在小项目团队反而格外容易出现一些误差风险,问题虽不大,却确实对项目顺利完成造成影响,下文就指出这些问题与解决方案,避免大家踩雷。

  一、小项目易犯错误

  因资源有限,小型项目团队很少设有专职的项目经理控制项目进度,以至于规范的项目管理方法常常被忽视。另一方面,由于小型项目直接沟通成本较低,过多的项目管理流程反而使得项目执行过程变得更繁琐。也正因为这样,在项目管理过程中,小型项目团队大多数会遇到以下问题:

  1、项目质量、进度跟不上

  小型项目执行过程中,缺乏统一的项目工作流程,不知道先做什么再做什么,没有一一个详细的规划,往往等事情发生了才去安排相应的工作,导致项目拖延,项目缺陷多。

  2、信息流通有障碍

  大部分小型项目在管理时,都是几个人各自为政,没有一个统一协作交流的平台来互相沟通协商,并记录成果,导致信息孤岛的形成。

  3、对项目进度控制不足

  没有对项目整体进度制定合理的进度计划,对各成员的工作任务没有及时分配,并且也无法实时跟踪项目的实际进度执行情况,导致进度毫无条理地进行。

  4、项目文档资料不集中

  不重视项目文档资料的整理工作,对项目过程没有管理好,无法累计项目经验,也不利于以后的工作交接。

  二、小项目管理措施

  因此,小型项目迫切需要引入适度的规范管理。本文针对小型项目执行过程中的核心管理问题,给出一些行之有效的解决方案。

  1、需求管理

  对于任何类型的项目,需求阶段都是最重要的阶段,需求管理是整个项目管理的重中之重。

  需求管理通常包括两个大方面的问题:需求收集分析与需求变更管理。

  首先,对于需求收集与分析,需求不明确是最大的风险来源。因此,在需求分析阶段,必须多花一些时间,站在客户立场上设身处地考虑问题,帮助用户将模糊的需求清晰化,将简略的需求明细化,将混乱的需求逻辑化、条理化。

  其次,任何项目都无法承受频繁的需求变更与需求增加。除了在需求收集阶段需要尽可能将需求细化外,还需要在适当阶段尽量冻结需求,否则,将会为项目严重拖延、开支严重超出预算埋下地雷。在需求细化的后期阶段,必须与客户就需求冻结和后期需求增加的费用支付方式达成共识。

  2、进度管理

  项目进度管理,主要关注几个方面:任务分配、人力资源分配、时间分配要和项目进度协调;

  任务分解要合理,并且尽量并行化。

  对项目进度控制要尽量细致,并且在实际执行过程中审查要严格;针对项目中不容易控制的部分,如技术难点、来自于客户的时间拖延要做好充分的准备;要为测试、缺陷修正和预期的需求变更预留足够的时间。

  3、风险管理

  失去对项目风险的有效管理是导致项目失败最主要原因之一。

  哪怕是小型项目,都必须在项目的开始阶段识别出项目风险并评估出排在最前面的那些风险(前五或前十)作为观察和跟踪的重点,并在项目进展过程中持续关注那些新出现的风险,提前准备应对方案。

  4、团队管理

  对于项目团队管理,要做到分工明确、因人施用。

  根据团队成员各人水平的高低,合理分配工作量,并且关注团队内部的交流沟通结构,避免“互相等”和“误解”。尽量让每个人的工作量饱和,在项目开始以后,要尽可能保持团队稳定,避免人员变更给团队带来的协作混乱。

  5、文档管理

  对于小型项目,必须有文档要求,否则后期的经验积累会变得困难;其次,对文档的要求应该适度,即够用即可。

  文档管理以便于后续工作为目标,不做过于繁琐的要求,不应把大量精力投入进过于繁琐的文档编写。此外,还应注意文档的版本控制。

  要想方便快捷实现以上这些解决方案,选择合适的小型项目管理工具是关键。

  小型项目对软件功能的需求比较简单,同时还缺乏专业软件维护人员,因此对小型项目管理者来说,简单易用、贴合需求的项目管理软件才是最佳选择。

  可见小型项目管理必须结合自身的特点和目标,要明白本来小项目的可投入资源与精力就少,更应该在做的管理上尽力,避免出现失误、返工,反而造成损失而得不偿失。同理,若将小项目管理做的出色,也许会取得意想不到的收获,让公司利润上涨。