中小型公司如何做好项目资源分配

  实力强硬的大公司或综合项目,在筹备时对于资源这块儿是不必太担心的,但是许多实力一般的中小型公司却需要在资源管理这块投入较大精力。中小型公司的需求发展与利益的脚步更为急切,因此其在开展项目时资源的分配也更为谨慎,谁都希望花最少的人、物力去获取最大价值。


  这其中就涉及怎样的资源分配方式,才能让公司的每一分资源都不浪费,花在刀刃上呢?

  一、以产品利润决定资源分配

  其中一个传统企业的做法,就是以数据去调整和决定应该投放多少资源。

  有些企业会以产品的利润作为百分比,以决定投放资源的数目。例如,一个企业的产品A能为该企业带来100万利润,则以5~10%作为A产品的基本资源分配。

  如果该企业有多于一个产品,所投放的资源通常就会取决于每一样产品的增长率。例如:如果 A 产品的增长率和盈利率比同企业的其他产品高,企业多数就会增加投放于A产品的资源了。

  二、资源分配紧跟业务计划

  并不是所有公司都会用数据来决定资源分配的,有些公司会因应他们的主要业务目标去决定资源的分布。每间公司都会有自己的使命和愿景,例如雷蛇和华硕,他们目前短期的愿景就是想攻占手机电玩市场,所以他们会分配较多的资源去达成其定下的短期目标。

  公司要是增加资源分配在其主要目标上,得到的潜在回报也会比较高,因为其他竞争者虽然也会有创新的意念,但是可能没有那麽多资源去发展该技术或产品。这个方法叫作规划预算,即是按规划的项目来分配资源。采取这个方法,公司的高层要首先定立一些可以实现组织目标的规划,然后再通过计算费用和效益的比例去合理地分配资源。

  各公司也可以使用比较专业的指标,比如KPI去做好企业绩效管理。KPI 会对关键参数进行计算和深入分析,得到的结果可以成为非常有用的量化管理指标,也可以使各个部门的主管都明确知道自己的主要责任。

  三、以人才去选择资源分配

  一家公司通常会有两个大资源:财务资源和人力资源。公司可以因应他们拥有的人才去决定投资的方向。例如,一家公司有一个很厉害的管理人才,就可以考虑投放更多资源在人才的培训上。这使本来的人才资源可以在工作上更有效率,回报率也自然会较高。

  要是公司能够好好地运用人才资源,资源的效益相信亦会倍增。公司应该在战略实施的时候,好好地计划一下人才的输送和利用,以达到资源分配的利益最大化。

  中小企业的资源有限,除了运用以上这些方法进行分配外,还可以选择一款行之有效的企业管理软件来提升企业资源分配的能力。

  四、借助外在软件工具作用

  中小企业管理软件最大特色是把信息技术和对应的具体的企业内部业务流程结合。系统能够帮助企业管理者根据市场需求迅速对有限的资源进行最优配置,高速、低耗地作出响应和调整。

  1、实时跟踪资源的使用情况

  软件支持跨部门、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,以防资源申请者轻易夸大资源的需求,同时也使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。

  除了能帮助用户恰当分配资源时间之外,还能检测到资源技能与需求之间的差距,让资源与需求更加匹配。

  2、管理人员的使用与人工成本

  软件可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。系统提供各种资源计划与使用报表,根据这些报表企业人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况,实际分配情况以及实际使用情况。

  同时,软件支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源,根据工时表自动计算项目人工成本。

  3、随时获取项目最新财务信息

  软件能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同、项目工时成本、各项项目费用、采购订单、开票与回款等。

  在企业采购方面,软件可自动统计与汇总每个采购环节的费用,提供完整的产品库存成本,优先调用库存,避免资源浪费。

  4、有助减少虚假资源匹配问题

  软件提供操作简单、快捷的电子问卷调查,能及早检测到资源申请者对资源的满意度,及时解决真正存在的资源匹配问题。在此机制下,假的资源匹配问题难以被用作借口,借口少了,动力也就会自然增加。

  资源有限,而智慧无限。中小企业要在竞争激烈的市场中取胜,就要靠经营智慧,善于技术创造优势。还要学会运用管理软件帮助中小企业有效地配置自己拥有的资源,实现利润最大化。