关于项目管理的“十万个为什么”

  现在职场很多做项目经理的人都不算是纯粹专业人士,多数都是有项目经验或其它岗位的人转型而来。而做项目经理的好与坏,虽每个人性格、处事等有一定影响,但主要还是后期经历与相关知识积累占大头。


  所谓“站得高,看得远”也指我们了解的越多越全面,那么做事时更能总揽全局,精准决策。

  项目管理已经是发展较为成熟的门类了,涉及的方面也较多,今天将较为广泛的就项目管理的各知识、流程等进行简单阐述。

  1、定义:什么是项目管理

  《项目管理知识体系指南》这本书可以说是项目管理领域的圣经,它的第一版是由PMI组织了200多名世界各国项目管理专家,历时四年完成的,目前已经演进到第六版,可以说是集世界项目管理界精英之大成了。

  项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。项目管理的定义就是将各种知识、技能、工具与技术应用于项目活动,以满足项目的要求。

  具体来讲,项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内,完成项目的各项工作,对组织资源进行计划、引导和控制。

  2、利益者:如何管理干系人

  首先,你要弄明白一件事:在这个活动中,哪些人会是你的干系人?项目发起人对活动的预期效果是什么?比如说增进团队的协作,提升凝聚力等。

  除此之外,这个项目是否存在更多的潜在干系方,可以助力到活动的成功举办呢?比如,经过一番了解,你发现HR部门最近刚刚成立了团建组,很愿意为活动提供赞助,那么,这时你需要思考,如何拿到这笔赞助?HR总监对于活动的诉求又是什么?

  最后,分析完干系方之后,你要思考一下,如何更好地管理干系人的期望和影响?活动过程中的各类决定,都需要谁来拍板?干系人要以什么样的方式参与?

  3、范围管理:做什么

  分析完各方干系人的诉求,就可以进一步来划定项目交付的范围了。在这个过程中,你的主要任务是搞清楚到底要做到哪些事,才能更好地达成各方的期望。

  比如,这次篮球赛的预期目标具体是什么?是更关注活动的参与度和投入度、部门之间的合作交流,还是活动的对外影响力?你要确保围绕着预期目标来设计相应的活动方案,然后再进一步确定活动前、活动中、活动后分别要完成的具体工作。

  4、进度管理:花多长时间

  把理想变为现实,你需要一步一步来。进度管理,就是说你要规划好阶段性步骤,同时明确每个里程碑的目标成果和时间安排。

  比如,活动的总工期是一个月,那么你可以分为四个阶段来进行:

  第一阶段,启动项目并确认概要方案设计;

  第二阶段,规划并落实人力和各项资源的投入;

  第三阶段,确定具体的活动流程和详细分工,完成活动前的各项准备工作;

  第四阶段,做好活动当天现场的统筹和运作。

  5、成本管理:花多大代价

  你要思考一下,活动预算有多少?资金什么时候到位?如何使用?你要去关注整个预算中成本最高的开销是什么,比如是一笔价格不菲的教练费,然后,你要判断这笔投入可能带来的收益,也就是说钱是否用到了刀刃上?总之,你要从全局视角去思考,如何更有效地管理项目的各项投入,以达到更加匹配目标的预期效果。

  6、质量管理:达到什么要求

  从这个角度来说,你需要先确定这次活动圆满成功的标准是什么,是现场参与人数、参与者满意度、管理者的满意度,还是对外传播效果?然后,以终为始,思考一下,你需要引入哪些必要的流程和方法,以保障活动效果的达成。

  7、资源管理:有多少内部资源

  你要知道,公司内有哪些核心资源是可以使用的?比如,宣传渠道、设计人员和经费支持等。另外,公司内部有哪些人可以作为支援活动的志愿者呢?公司可以提供活动所需的哪些物品?

  8、采购管理:有多少还要买

  确定了可以使用的公司资源以后,你要接着思考,还有哪些是需要外部采购?有哪些工作需要外部人员支持?如果经费受限,是否可以通过交换资源的方式,来获取更多的外部支持?

  9、沟通管理:如何管理沟通

  从这个角度出发,你需要考虑的是,活动策划团队、执行团队分别通过什么方式来进行项目沟通?与发起人和赞助方的沟通方式和频率是怎样的?你如何保持团队内外项目信息的高效传递,使用什么方式来同步进展?

  10、风险管理:如何应对风险

  你要弄清楚哪些风险可能会妨碍这次篮球赛的成功举办,比如天气因素、场地因素、交通管制、赞助方经费紧张、物料供应延期、公司内外政策变化导致活动被喊停、业务压力大导致兼职志愿者流失等等。你需要提前做好系统性的风险识别,分等级制定应对策略。

  11、整合管理:如何实现整体最优

  整合管理是要告诉你,作为这个活动的大内总管,你该如何去统筹全局,整合并协调各个环节的利益冲突和工作安排,在不断变化的情境下,根据活动的目标“裁剪”出合适的过程、方法和工具,进行有效管理,从而达到全局的最优效果。

  看到这里,你应该会发现,即使只是一场简单的团建活动,想要真正把它做好,其实并不容易,你需要多方位的思考框架来指导落地实践。

  实际上,项目管理工作的涉及面非常广,关于项目管理的职责定位,不同组织在实践应用的过程中,给出的定义各不相同。随着大家实践越多,项目管理的能力也会逐步提升。