怎样完成项目管理的最简操作,启动、推进与复盘

  大家都听过这个经典笑话:把大象关进冰箱需要几步?回答是三步:打开冰箱门——大象进去——关上冰箱门。而项目管理的流程、步骤也好若尽量简化,砍掉细节,只留下最关键点,无非也是开启项目——推进项目——项目复盘。下文就将简述这三个关键步骤具体应如何去做?


  一、启动——前进的”旗帜“

  就如生活需要仪式感,当我们启动一个新项目的时候,也需要一个类似誓师大会的场景,来向团队成员们鼓舞士气、表明决心、告知目的的意义等等,具体的表现就是开一场项目启动会。

  商场如战场,在开项目启动会时,我们需要讲清楚:为什么要做(背景)、具体怎么做(规划)、有谁参与(人员)、协作方式(流程)、马上要做什么(执行)。

  总之,启动会的目的是为了让团队成员对于项目,达成在目标上和方向上的共识,同时明确日常工作的协同和规则。

  二、推进——实现的”利器“

  开完项目启动会后,团队就要开始投入到实际项目中了。这个时候,首先要从流程上解决共识的问题,包括团队成员内部的共识,与项目外部成员的信息同步,以及新人进入团队对于项目的理解等。

  在协作机制上,可以通过三个要点,即会议、汇报与文档,达成流程和方法的共识。

  1、会议

  对于团队内部对于问题的共识,可以通过会议来达成。例会会用来提高当日信息沟通的效率;周会用来同步本周的核心重点工作和下周核心目标;评审和上线都可以开展相关的会议。

  为了保障会议的有效性,一般会议需要注意这些问题:

  (1)会议邀请,会议参与人提前邮件通知会议的目的和内容框架。

  (2)会议进行,主持需开宗明义,控制时间;总结时重复关键信息,确认待办清单。

  (3)会后跟进,将会议宣讲内容同步所有参与者,并将会议记录归档。

  2、汇报

  通过对外汇报团队项目的进度,有利于获取外部的认可和帮助。主要包括团队周报、里程汇报和突发情况汇报三种方式。其中,团队周报与里程碑汇报是最常见的两种。

  3、文档

  对于新人无法快速上手项目的问题,我们可以通过更好的文档沉淀,更高效地帮助新人融入团队。有两种类型文档,一种是文件资料的沉淀,方便查询;另一种是帮助说明文档,帮助完成一些简单的任务。

  总之,我们需要通过各种方法,协作机制的目的就是达成项目方法与流程的共识。工欲善其事必先利其器,这里,项目就是“事”,方法与流程就是“器”,达成方法与流程的共识,才能更加高效地推进项目。

  三、复盘——成功的”后盾“

  项目推进是按照阶段来进行的,每进行一个阶段(达到里程碑后),都有必要进行阶段性的总结和复盘,将这一阶段中的难点和重点梳理出来,总结经验和规律,方便项目进行下一个阶段的推进。

  如此首先我们需知道自己复盘的目的是什么?一般主要是三个方面:关注团队和成员状态、将成功的经历变成规律、将失败的教训变成经验。

  知晓目的后,就可开始通过以下步骤进行复盘操作。

  (1)收集问题,会前匿名收集员工自己的感受和对团队的感受。

  (2)分析问题,分析之前收集到的成员对于项目中自我和团队的评价,同时整理亮点和问题。

  (3)讨论问题,开复盘会,通过将亮点问题上投票,形成目前状态与问题的共识。

  (4)解决问题,将亮点提炼为规律沉淀知识库,并且把问题找到原因,写出改进的待办清单。

  (5)注意事项,复盘要有合适主题,讨论不能太发散;讨论过程中应对事不对人,关注结构化的原因,而不去个人批斗会;一定要有人进行复盘达成待办清单的跟进;最后,时刻提醒自己,未能达成团队问题共识的复盘行为,是不达标的。

  这基本是每个项目都无剔除的操作步骤,当我们通过启动时鼓舞士气,明确要实现什么,如何去做;再通过推进去落地实施,完成所想;最后再运用复盘去检验每项实施的准确性,方便调整。那么,项目也基本正常运转起来,可见把握关键项是保障项目落地的重中之重。