一场有效的项目总结会议需做些什么

  总结前期行为是后面更好执行的参照,会议是大家沟通交流的有效形式。因此,在项目管理中,每到一定阶段周期就会召开项目总结会议,将项目的所发生的予以说明总结,从而分析之后前进方向、所走的路,对项目的各种方案计划进行调整或改良。那么,在项目总结会议上,都具体需要做些什么?注意哪些问题呢?


  项目总结会议内容

  作为总结性会议,关于会议的大致内容还是很清晰的,主要包含三点:

  1、状态总结:评估项目成本、工作状态、进度和范围。

  2、设计总结:检查产品、服务、软硬件设计,已确定是否符合项目需求。

  3、过程总结:回顾项目进程,提出并讨论过程中出现的问题制定解决方案作出改进。

  状态总结和设计总结是针对客观已成事实的事务的,所以并没有多少争议与麻烦,而过程总结会议则是对过往错误的认知和讨论,用来沉淀项目经验,在这个部分还是需要一定的技巧来保证总结会议的有效性的。

  项目总结会议注意问题

  我们知道会议的基本内容流程后,为保障会议的有效性,就需要想想总结会议上应该注意哪些问题。

  一、要有明确的会议目的

  会议不能成为权力的表现形式,没有明确目的,盲目为了开会而开会,这样只会是浪费所有参与者的时间。

  所谓会议目的,其实就是会议要有一个明确的主题,才能让整个会议方向明确得到一个正确的清晰的结果。比如明确的告诉大家针对存在的问题做出讨论,制定解决方案,而不是没有任何章程的把大家聚集起来说我们开一个总结会吧。

  这样大家才会有思考的方向,围绕目的进行讨论,才会让问题有个真正的解决结果,不然大家就会感觉事没有结束似的,放不下。

  二、问题反馈要表达清楚

  不是所有人都有好的表达能力,这点是在过程总结中就会体现出来,例如:当团队成员想要反馈的问题会涉及一些关键人物的时候,他们可能会隐晦的提出问题来,比如研发团队一个产品需求的变更未通知所有人而导致有人出现返工。这个时候如果反馈问题的人员只是说“我觉得团队缺少沟通”,那么对于整个团队其他成员来说获得的只会是全盘否定的负面情绪,并不会什么实质性的作用。

  因此,为了让团队成员能够清楚的反馈问题,项目管理者需要建立团队成员正确的表达想法的方式或机制。例如说:“因为某个需求的变更没有通知到我,导致我的工作出现了误差,花费的工时超出了预期,希望下次可以通过某种方式将变更公之于众”。这种问题反馈不仅表明了现象,并且用该现象造成的后果来说明这是客观的反馈而不是不友善的针对,当然能加上最后的改进建议会更好,引发团队对问题进行讨论,得出被大家认可的解决方案。这里的原则就是明确的观点和客观的阐述,让大家能够认同问题和接受建议,而不是惧怕指责和惩罚产生抵触。

  三、会议记录要推送全员

  会议结束后,总结会的结果应该被记录下来发送给每一个成员查看,让所有人都可以从总结会中受益,用已经出现的问题来警醒自己,实施新制定的方式来解决再次出现的问题。并且可以将问题列成清单,在下一次总结会的时候进行复查,去除已经改正的问题,讨论未得到改进的问题采用的方式是否合理。

  有效的总结会可以让团队打破墨守成规的项目流程,一点点的磨合出最适应当下环境最适合自己团队的项目开展方式,突破新的成绩效果。  所谓“集思广益”,前提也需要大家愿意贡献自己的“思”,因此若能将项目总结会议组织好,得到的会议成果可能会让项目本身事半功倍,通过更高的工作效率取得更高的项目质量。