如何储备好项目计划中的资源、预算

  虽然在做项目计划时总是会尽量严谨、完善,但是我们很清楚,实际执行时,事情并不会完全按照计划安排去“复制粘贴”。因此计划之外的“意外”也会有很多,所以其实我们的项目计划里还应包含应对计划之外突发情况的计划。


  这里主要将是关于项目资源方面的计划准备,大家做项目时不能完全预测出项目需要耗费多少预算资源,因此会需要做好计划中资源储备工作,并想好超出计划范畴应如何应对。

  一、准备好偶然性预算

  所有的项目都有一定程度的不确定性。如果可能,你通过使用一个偶然性预算来解决估计的不确定问题。如果你相信你的估计有80%的准确性,你就需要20%的偶然性预算。

  例如,如果你的项目预计要花费10万元,你可能需要2万元的偶然性预算来解决估计错误以及完成那些应该在范围以内,但是在你最初的估计中遗漏掉的工作。偶然性预算中剩下来的所有的钱都会在项目结束后归还给客户。

  二、应做好哪些计划储备

  一些项目需要项目经理把对于意外做好更充足的准备。对于一些项目,你必须为偶然需要的资源以及在需要时你怎样能够获得它们做好准备。你需要制定一个策略来保证需要的时候能够获得储备的资源。它们可能是人力资源也可能是非人力资源,比如硬件、设备或者补给等。

  1、应对项目时间紧张状况

  在一个典型的项目里,如果你发现项目比你预期的时间要长,你可能会要求延长时间,并增加费用预算;但是如果最后期限已经定死,不能推迟,而你第一次意识到你需要新的资源的时候,你可能就没有时间去找它们了。你需要一个已经准备好的计划来告诉你这些资源在哪里,以及如何能够获得它们。

  例如,一个项目进入最后一个月,而同时又还剩下很多工作,只有你有一个大胆的计划保证项目能够按时完成,以及一个在需要的时候能够获得额外人手的计划,你才有机会成功。那么,提前进行内部员工鉴别和备用的准备工作就能够让你在需要额外的资源的时候做出快速反应。

  2、临时添加物资的高成本

  在进行物资采购时,你可能会遇到有些资源批量购买的时候会比较便宜,但如果追加采购的话就会比较贵。

  例如,如果你的解决方案需要新的硬件,你会发现如果你购买的数量比较多的话,单价会比较便宜。假设你估计你会需要100套硬件。由于你估计中的不确定性,你可能会采购110套,留10套作为余量备选。你这样做是因为你现在购买这10套硬件的价格(作为批量采购的一部分)比以后单独购买10套硬件要便宜得多。

  3、提前储备好专业资源

  有时候你有足够的时间来获得难以寻找的专业资源,你可能需要储备好这些资源以备将来之需。例如,你可能会提前接触顾问公司来寻找专业资源,比如某种难以使用工具的专家,同时你也知道你并不见得就一定会需要他。这样顾问公司可以提前安排好这些人,以便在你将来需要的时候,这些人能够很快到位。

  三、储备计划的风险管理

  1、承认这种需求。首先重要的一步是要理解你对于储备的需求。如果你不承认这一点,等到对于额外

  资源的需求出现以后,你就没有时间做出反应了。对于储备资源的需要通常是你风险管理策略的一部分。你可能已经认识到一些项目风险,并且认定降低这些风险的办法就是保留一定的资源储备。

  2、确定费用和收益。显然保留一些可能会需要的资源会有好处。但是通常这样也会产生额外费用。确实制定并执行风险计划需要花费一定的项目管理时间。但是,很多时候还有额外的项目费用。

  3、获得赞同。关于风险、费用和收益的信息应该被提交给项目发起人以获得批准。你需要确保项目发起人同意你的储备计划能够有效地降低项目的风险。你还需要项目发起人认识到增加费用的必要性,并能够在你需要获得额外资源的时候批准你增加项目费用。

  4、管理风险计划。和风险计划有关的行为应该在工作计划和管理计划中提前被考虑到。项目经理应该根据进程对于风险进行再评估,可能是每月一次或者在重要事件结束之后,以检查是否还需要储备,以及这些储备是否能够有效降低项目的风险。

  多少经验让项目人员明白,不论用不用的上,准备着总不会出错。当我们将项目可能需要的资源,甚至若项目进度不按想象中发展,可能出现的新的资源需求,这些情况都考虑进来,那么项目因为预算成本等发生风险的可能将会降至最低。当出现状况时,也会有完备的计划去应对,保障项目进度的顺利完成。