项目相关方间沟通应注重什么

  我们常说项目是集体性活动,因此项目工作自然不能只是自己单人做事就好,还需因协作要与人沟通。这也是项目主导人——项目经理必须具备的能力。

  一个项目中涉及到的人员都是大家需要互相沟通的对象,其中包括项目组自己成员、各方领导、客户,以及合作方或外包团队等。


  项目相关方都有自己的不同立场,人之常情,都会以自己利益为先。因此,大家沟通的出发点、深层目的也就不尽相同。所以在沟通时难免会产生分歧,出现问题。为了不让沟通不当对项目进度产生影响,增加沟通的有效性是很有必要的,那么在与项目相关方沟通时应该注意哪些问题呢?

  一、沟通需注重有效与时效性

  首先要知道,既然要沟通,那么不论内容是什么,都是因为有信息需要互通有无,因此要注意沟通的有效性与时效性。如此大家需先明白什么样的沟通才是有效沟通,其应该包含哪些?

  沟通的频率:隔多久沟通一次;

  沟通的对象:与何人沟通;

  沟通的形式:面对面?线上文字?还是语音等;

  沟通的内容:想要解决什么问题。

  同时,大家要清楚,若不能及时进行有效沟通,首先项目组与客户可能因沟通的缺乏而互相不理解,客户满意度降低;另外,沟通不对会造成项目成员的理解偏差,可能会让大家努力的方向跑偏,与项目目标偏离;还有,沟通信息的误差,可能造成项目资源等使用不当,而对项目环节产生影响,只是项目进度受阻等等。

  因此可知,成员们及时有效的向上沟通,能够让管理层实时了解项目的情况,根据事实对于推进项目做出正确决策;另外,项目成员之间保持日常的汇报、讨论,通过彼此沟通,促进项目任务的顺利完成;同时,项目经理也可以通过成员的汇报,知晓整个项目的真实进度,判断项目计划、时间周期是否需要调整,并预估项目是否有风险的产生。

  二、要积极做好向上沟通管理

  我们一直都要明白,公司要往哪走,项目的真正命运,项目组人员有时再有想法也是无意义的,能掌握命运永远是公司老板。因此,做好向上的有效沟通,很多时候比其它沟通都有用。

  特别是项目管理过程中,随时都要风险出现的可能,其困难程度有大有小。有些项目难题单靠项目组自己解决起来要么花费时间过长,或是无法解决,这时就需要依靠外部资源力量了。而项目外部资源的多寡,很大程度上取决于公司高层对项目的重视程度;同时这也是项目组对领导作向上沟通所产生的结果。

  因此,在进行项目工作时,项目经理要注意保持一定频率让领导总能了解项目的关键信息;同时,当项目遇到困难或出现风险时,更要及时的让领导知道其中的困难点,主动或旁敲侧击向领导“倾诉”团队的难处,尽量让领导感觉和自己是一边的,让领导主动提出可以提供的帮助与支持。

  三、沟通不是一件纯理性事情

  我们可以建立有效沟通的机制,就是规定多久可以通过会议等沟通项目情况,遇到风险应该利用什么方式向谁汇报等,如此将沟通的一些方式规范化,让及时性等得到一定保证。但同时,沟通不是一件完全理性的事情,沟通的语言、描述等更是可以千变万化的。

  好的沟通是面对不同人是要采用不同方式的。如:对领导,大家要学习尽量摸索领导习惯的方式做汇报,不让领导感到厌烦;对于组员,项目经理既要保持关心,又要做到客观公正;而面对客户,我们则要有耐心,既要态度良好,但也要坚持原则不损害公司利益。

  综上所述,项目实施是人去执行的,自然项目管理就缺不了沟通。沟通是连通的桥梁,许多疑难通过有效的沟通都被迎刃而解,所以做好沟通管理是做好项目的一个有效手段。