工具是为方便人们的生活而出现，市场上很多服务软件也是为了减轻大家工作量、放松脑容量而逐步被创造出来，现在运用广泛的项目管理系统也是如此。
随着项目工作的增加，人力也会出现些许不足之处，例如：更容易在数据报表上出现误差。因此，项目管理系统不但可以将项目监管工作全权线上处理，还更为严谨、方便。现在就谈谈关于项目管理系统各方面的知识，便于大家做出选择。
一、定义：是什么
总的来说，项目管理系统是在一定资源范围内，根据需求，利用科学的方法对整体工作流程进行把控、调整，用以实现最终目标的工具。
各行各业涉及的项目大小不一，具体执行过程也是根据具体工作具体调整。不过万变不离其中，都有启动-确定需求-资源调配-监控管理-风险监测-结果验收这些过程。而项目系统不论其分类、侧重点如何，都是为了辅助项目的完成变得更为容易。
二、作用：干什么
如上所说，项目管理系统就是为了让项目团队的办公效率更高，以此让项目完成度更高、更快。
首先，项目管理软件加强了信息数据的管理。系统可将上传的信息同步共享给所有项目相关成员，并实时可形成统计数据。同时，项目工作中涉及的各类文档资料也被自动归档整理，如：合同、规章等，方便了成员随时取用参考，避免丢失、节省工作时间。
其次，项目管理系统让大家对于整个项目流程的把控度更高。系统里项目周期进程，各个任务里程碑，子任务的完成情况等都是快速可览。这样管理者对项目大局就可完全掌控，任何情况都了然于心，出现风险问题可以提前发现，利于做出正确决策。
三、使用：谁操作
虽然有专门项目经理职位的存在，但因项目管理并不算是一个技能性的职能，所以许多人都可以向这个方向发展。
项目团队中，不仅是管理者，其它成员对系统的熟练使用度越高也同样能帮助推进项目进度。而随着项目系统在工作中使用的越来越频繁，对它相关知识的掌握也成为了员工的职场竞争力。
大家都知道项目是团队协作完成的工作，其中很重要的一点就是大家关于项目工作信息要实时共享，因此，系统本身就是为了让所有相关参与者都可以了解项目、完成任务、解决疑难等而存在的。所以总的来说，项目管理系统应该是所有项目相关方都可使用的工具。
四、功能：如何用
不同的项目管理系统功能不尽相同，不少还可以给用户定制功能。
项目与需求管理、采购与支出管理、任务、审批、报告、风险、文档......都属于项目系统可以拥有的功能需求，帮助项目团队一站式解决所有项目问题。
项目系统功能的存在是为了帮助简便完成项目流程，因此随着项目难度更加复杂化，市场上的项目管理系统自然也会随之研发出更多对应功能，所谓有需求就会有服务。
五、选择：怎么选
对于企业来讲，好的项目管理系统基本所需功能是最初步要求：数据、文档、财务等纯线上统计处理，信息、任务实时告知提醒，让企业实现数字化办公。
当然，并不是功能越多越好，任何东西用着趁手就是最合适的。企业选择项目管理系统也是如此，满足自己企业的功能需求、员工使用简单易上手、管理者了解分析方便，企业就可以试着使用了。
游戏中常说装备的重要性，工作中亦然。计算机办公后，各种线上软件工具如雨后春笋冒出方便大家的线上办公模式。项目管理系统的出现也是情理之中，不论是为了让自己工作效率更好还是为了保障项目本身，管理者在项目管理工作选择合适的辅助工具都是一个明智之举。