大家常用的项目管理工具,需具备的基本功能有哪些?

  现在,项目管理工具基本已经成为许多企业项目工作中必不可少的帮手。工具的运用不只是让人工工作量得到锐减、数据类工作减少误差,同时还能进行进度管理、预警提醒、文档存储等。从多方面让项目工作变得便捷。


  下面就将和大家简单归纳下,我们常用的项目管理工具,应该需要哪些功能?

  一、全局展现项目规划,根据实际调整

  许多项目的失败其实早在它前期做计划时就已经有端倪,毕竟计划不对,执行力再强也是在走错误的路。

  所以项目的前期计划是项目成功的基本要素之一。因此,项目管理工具在项目规划的运用上,需要能将项目大致的预算成本、时间周期、人力资源等都有一个很好的展现,让管理者能全局了解,并可根据实际需求调整。

  如此,项目执行团队也能通过工具知道自己需在怎样的条件下完成事情,可以预判自己能否完成,或是要想完成项目任务对于计划中的设定要进行怎样的修改或增减。这样才能得到集体认可的行之有效的计划方案,让项目变得切实可行而不好高骛远。

  二、分解划分工作任务,按轻重缓急管理

  有了规划自然就要实施,因此,接下来就需要项目团队做具体任务了。而在项目管理过程中,大家可以发现,项目管理工具存在的最主要功能之一就是——管理项目任务。

  所以一款项目工具必须具备将任务以独立或兼并的形式创建的功能;其次,项目工具需要能够灵活的对任务进行排期,并为其分配相应的人力、物力等适配资源。

  这里所谓的灵活管理不只是直接在任务下画资源,最主要的难点还在于根据任务难以、大小,要再分析是否需要在此分解小任务;另外,关于人力资源部份还要根据其具体工作量、重叠任务等,看看安排是否合理,如此才好知道是否有需要加班或增加人手的可能。

  三、项目进度实时提醒,保障任务按时完成

  所有项目的执行过程中都需要实时监控,最直接就是时间的监管,因为整个项目就是将一个大的时间周期划分为各个小的周期去完成。所以对于时间的监控管理,了解每个小时间段任务的完成情况,才能保障整个项目整体顺利度。

  所谓的时间管理简单来说就是保障任务能在规定时间内完成,不要超时延期。那么项目管理工具最好除了规划时间线的功能外,还具有任务提交与提醒等功能。

  当某板块的任务时间节点快到期时,管理工具可以对相关责任人合管理者进行消息预警,提醒任务执行人员尽快完成工作,同时让管理者知晓情况,可以提前了解实际状况,杜绝风险。另外任务提交后,系统可以提醒下一环节执行成员进行工作衔接;同时,发送给管理者进行任务评审,保障项目质量。

  四、文档分门别列存储,方便检索查找

  一个项目中所包含的文档资料不只是订单、合同,还有大家需求的讨论、会议的内容,每个任务的提交记录等等,这是一个大量的数据储备,是对以后工作的参考。

  所以项目管理工具,既需要能专门为大家储存资料还需要有让大家随时快捷找到资料的功能,发挥最大使用价值。具体来说就是,文档资料可以进行分门别类保存与检索,我们可以设定各类条件进行查找,精准锁定自己要找的线索资料。

  五、风险危机实时预警,规避或及时调整

  做任何事情都有出现错误的可能,在项目管理过程中其实就包含了发现这些风险问题并规避的需求。

  因此就需要项目管理工具在记录企业整个的项目活动的实现过程中,通过跟踪如果发现用户出现完成内容与计划目标内容不符亦或完成时间与规划周期有误差时,可以实时提醒项目管理者,判断这些因素是否会产生风险,影响项目进度。

  若是风险不了避免会发生,那么项目组需要对项目进行调整,运用工具对之前的计划安排、时间线等等进行修改,同时所有修改内容工具中应该有明显标注,同时需要通知到所有项目成员知晓。

  综上所述,项目管理工具主要就是为了项目的顺利进展而出现的,自然功能也是围绕其需要而制定。因此功能总的来说就是以解决项目的时间、规划、任务、监管等需求为主,不同的企业项目根据自己的实际需要会对工具有另外的需求,那么只要根据自己需要去选择,定能让项目工具为自己项目管理工作提高效率。