项目出现哪些问题,需要软件工具加入管理

  时间就是金钱,项目工作中这点尤为重要,这也是为何工作中大家运用各种软件工具,缩减工作难度的原因。

  我们知道项目因为从周期、流程、资源、人力等方面的复杂性,让不少人操作起来有着很多客观难度,易出现失误。因此,当碰上较为困难的项目,项目组运用项目管路软件辅助管理是必不可少的选择。


  一、大工作量人工易失误、浪费

  如果是小型项目,参与人员少、项目时间短,采用手工管理或者Excel是可行的,只需要可以简单的记录工作安排,并且追踪项目结果。但是如果是大中型项目,项目参与人数多、工期长,牵扯的问题也就比较多,并且可能有着上百项活动内容与任务分配、资源分配等问题,这时候如果安排人工管理的话,不但难度很大,也不容易及时掌握项目进度,还容易出现问题,导致项目延期等。

  因此应对大型项目,采用项目管理软件必不可少。软件能实时记录更新的项目信息,增强了信息的可靠度与透明度,同时也大大提升了业务及项目的执行效率。并且,软件的错误率也小很多,减少许多不必要工作量,节省人力。

  二、项目信息维护、修改不便捷

  人工手动管理项目,如果项目的某个环节产生变更,那么管理人员就需要重新设计表格,绘制新的甘特图,Excel也需要添加新的任务。此外,变更项目信息后,后续哪些工作会受到影响,又会产生什么样的结果,这些都需要项目人员重新评估。可以说,人工对项目信息进行维护和修改都挺麻烦,更不要说项目进度追踪。

  而采用项目管理软件,这些问题都会迎刃而解。项目管理软件系统都可以实时上传信息,随时看到大家的工作进展,动态追踪项目结果,可以让项目人员及时发现问题,做出解决问题的行动。

  三、多方协作管理易浑水摸鱼

  一个项目牵扯到很多不同部门,靠人工手动管理时常是很难做到信息公开实时透明的。很明显,这其中必定可能会存在项目信息欺瞒隐患。

  员工为了不让上司知其不力或知其犯错而去”欺骗”;承包人为了自身利益而去”欺骗”;项目经理为了自保而利用它去”欺骗”成本付出者等等。项目各方无法得知其他人的情况,进而浑水摸鱼,责任难划分,出现问题也难追责。

  使用项目管理软件,我们便能很快得知项目各方的情况,任务可以分配到个人,实时和透明的信息使人们更容易发现问题,找到问题的原因及确定问题的责任人。

  四、人工记录信息缺少客观性

  手工管理项目进度可以帮助管理人员记录项目的详细工作安排,但在项目执行期间,工作安排是会有变动的,填表式的项目数据也必须立刻有手更新。

  当变更频密的时候,人手的更新不一定能追得上项目实际的变更,即使追得上,填表式的项目管理也不能动态地追踪到每一个活动的进度、资源变化及交付成果。此外,填表式项目管理是完全人说了算,信息在输入过程中和输入后都可被人为操纵,而其他人无法得知。

  合适的项目管理软件能够全面监控和管理项目的整个过程,出现变更或与计划相左之处会出现风险提醒,因此不会轻易出现信息错误情况。还能大大节省人力成本,提升实际效益。

  综上可见,不论是从主观还是客观因素上来看,项目管理软件都可全方位对大家进行辅助。合适的软件工具既可以直接减少大家工作量、降低数据的错误率等,还能客观保障对大家的公平性、信息的正确性等。所以,大家要学或正确运用工具,帮助我们项目工作效率提高更快。