制定项目计划时,需要考虑哪些因素?

  计划是做许多事情的开始,特别是大家在做流程时间线较为复杂的项目工作时,提前制定完善的计划更是后期执行工作的依仗。

  但是好的计划并不只是列出在什么时间做什么事这么简单,如何判断事情应处于何种位置,任务间的时间交互,对应的配套人力物力资源,应如何安排等等,这些才是项目计划制定时大家需要考量的重点。


  要做好上面的所说的决策,那么项目组在制定计划时,需要考虑的相关因素有哪些呢?

  一、关注市场、背景客观大环境

  从立项开始,企业就需要进行背景、市场调研,了解所要开展业务所处的大环境,这是较为硬性需遵守的客观规则。

  其实这个规则是很好理解的,所谓的客观大环境,无非是法律法规、企业规定、行业规则等制定的约束范围。违反这些本身就可能会“心术不正”而导致严重后果,还不如直接不与规则“打擦边球”,规规矩矩在规则下执行项目。

  当然,有些行业或市场甚至企业规定不一定是完全正确的。但是当它已经被确认颁布,那么项目人员即使要“反抗”也不能完全对着干,而是应在制定计划时让其跟随规定而调整;同时在有能力表达自己想法时提出异议与建议。

  二、确立执行的方向、目标走向

  我们知道做事都得有其目的,同样项目组在实施项目工作时需要具体的目标方向。其实就是需要大家在制定计划时就有清晰的“目的地”,这是项目团队工作的大方向。

  所谓大方向就像是项目团队的“指南针”,这是与企业的总体发展一致的。如果项目总方针不明确,那么大家在遇到问题时可能会出现跑偏的情况,若是完成的任务目标与企业利益相悖,那么其也就没有意义。

  这也就是说,在制定计划时,项目管理者需要谨记遵循所有任务的目的都是为了向大方向前进的原则。一定不能出现这种源头错误,避免所做成无用功。

  三、搜集、分析组织过程资产

  在项目管理专业有一项组织过程资产,指的是所有可能影响项目成功的资产,包括:所有项目参与方涉及的可能影响项目的因素,以及企业以往项目中的经验、教训和各类资料数据等。这些既有约束,也有可利用的资源,以及可学习的财富。

  因此,在项目制定计划时,项目团队需要整理项目相关的所哟组织过程资产。依据自己项目的类型,查找过往项目中的相似项,进行数据分析,“取其精华、去其糟粕”,利用这些让项目计划的内容更具有科学性,实施起来的成功率更高。

  四、被认可的计划才有可行性

  大家都明白一个道理,可实行性的计划肯定不是那个人拍板决定,而是经过所有参与者认同的。而且这一点不只是一开始制定计划时需要遵循,在之后的执行过程中,出现需要修改或变更的情况也是如此。

  这是很明朗的一件事情,当项目的目标、需求、范围等不是项目相关方都认可并有书面为证时,那么说明项目组在制定这些时与相关方的沟通不够充分。

  在项目参与人员中,若执行成员对于计划中确立的任务目标是不认同,那么大家在工作中就会出现信心缺失,完成不了自己任务的情况;客户或协作公司的参与度若不高,那么就没有自己也是项目一份子的心态,对于需要它们协助或理解的地方,自然他们的配合度也没那么高。

  五、如何应对风险

  变化是计划中最常见的现象,而其最容易带来的影响就是项目风险。所以在制定计划的同时也需要为自己未来可能对计划进行更改而提前制定应对风险的计划方案。

  我们之所以希望按照计划执行就是希望不要出现意外风险,但是为了保障项目的成功必须改变计划时,若没有应对风险的能力而只是项目出问题,那么做的改变就是徒劳了。

  所以,我们需要在前期制定风险预警流程,明确的为风险出现预留一定的时间与资源,让其顺利解决,不影响项目的实质发展。

  基本上,大家的计划越充分,后期的执行就会越顺利。准备工作什么时候都是有用的,因此,项目工作中,舍得运用项目时间来制定严谨完善的计划,其回报的也将会是高质量项目的成功。