预防项目范围变更,避免影响如期交付

  在项目后期渐渐接近要验收时,项目团队也会有些紧张,担忧会在最后阶段会出现各种问题影响项目的完美完结,而项目范围的变更或蔓延就是经常出现的“拦路虎”之一。

  不论是因为客户突然的改变想法,还是双方因理解误差导致不满意等,交付前客户冒出新的超出范围的需求,无论项目组如何应对,都会对项目进度产生一定影响,


  下文就简单谈谈,如何可以预防项目范围变更,保障项目能够顺利如期交付。

  一、确定验收标准,避免后期临时想法过多

  项目运行过程中,不少客户前期不熟悉产品或需求细节,后期随着了解而想法增多。因此,前期已认可的需求,在业务验收阶段提出大量细节变更,甚至要求整个模块调整实现方案,造成项目的返工,影响团队士气,严重时将导致项目无法按期交付。

  面对上述情况,项目团队可以对客户负责提需求和后期验收的人员进行一个培训。双方统一定义需求关键词和功能模块用语,项目企业可通过原型法提供产品模型,使客户方提前参与产品体验,提升对产品熟悉度,保证供需双方需求理解一致。

  另外,团队还可以提前规划关键阶段性交付成果物的验收计划,创建WBS把项目可交付成果和工作分解,确保各方对交付成果与工作任务的理解。尽量让客户方参与,及时检查各阶段性交付成果物是否符合期望,若发现偏差及时做出相应调整,保证对最终交付产品的认可。

  二、需求要全员认可,防止范围偏离目标

  项目企业考虑维护好与客户方的合作关系,一般很难直接拒绝客户方所提要求,可是若缺乏有效引导挖掘客户真实需求,导致需求范围偏离实际项目目标。另外,团队成员为追求完美的产品功能,不断调整实现方案,最终也会造成产品无法按期交付。

  明确项目成员角色与职责,确定项目组织架构,明确需求允许实施与变更的最终决策者,制定统一的决策机制,不能谁说要改什么都能让项目团队去干活。

  需求范围调整时,应与客户方确定所需实现的目标做匹配,安排团队或专家评估可实现方案对进度、成本等的影响,若存在多个需求调整时,还应明确需求优先级,并与各方对解决计划和方案达成一致。

  三、杜绝口头变更,保证信息实时透明化

  项目团队这边与客户交流时,无相关书面记录,可能聊天中接受了客户口头形式的需求变更,导致需求变更后无法及时跟踪,要做什么变得混乱,发生分歧时也没有凭证可依,无法有序进行的项目自然有延误的风险。

  因此大家要杜绝项目口头变更,对特殊紧急情况下提出的变更请求,可建立快速响应小组与决策机制,确定需求变更统一,保证相关方能按照流程规范执行变更,便于统一管理变更,做好跟踪与记录。

  项目团队及时同步需求进展情况,合理利用项目例会、周报、月报等形式传递信息,保证项目信息透明化,使相关方及时了解项目范围、成本、进度实际进展与偏差情况。

  相对其它风险而言,项目范围类的问题尽量提前规避,因为项目的需求、目标,项目组完成的任务等基本都是依据确定的范围来制定的,一旦项目的范围出现错误或是可以随意改变,那么大家做的事就会陷入混乱,甚至导致做无用功等情况。