项目管理工作中,充分运用时间的技巧有哪些?

  要说世界上最公平的事务就是时间,这是没人反驳的事。不论你是按规划执行做事,还是拖延发呆,时间的流速都是同等的;差别的是同样时间内,大家创造的不同价值。

  所以,我们项目工作中常说的时间管理,并不是将时间本身如何,而是使用时间的人怎样去高效运用。接下来,就是简单说说能将时间充分运用的注意技巧有哪些?


  一、抓重点:每天集中精力只做几件事

  生活中不少人容易陷入这样的情境,就是:事情越多、越忙碌,反而会越乱,啥都希望赶紧完成,结果什么也没做好。

  其实很多时候“一把抓”的“贪心做法”都是不可取的。遇事后,我们需要尽力放下自己焦虑的情绪,既然不可能一时解决所有事情,那么我们就需要学会抓重点,即:排出当下、今天最紧急的事项;然后,集中精力,在当天就花时间解决眼前的优先级事情,“放弃”明、后天事项的忧虑。这样才能让自己不至于“东一榔头,西一棒槌”,反而一件事也没处理好。

  其实这是大家工作中,常用的分轻重缓急的做法,如此可以将事情更为细致分为:今天几点前要完成,明天需要,亦或三天内就要等等。这样即使紧急的工作也有了它的“高、低”之分,我们就可以按照从关键着手,一点一点去将没做的代办清单填满。

  二、看成果:分时间周期验收任务目标

  职场工作中之所以会有奖赏惩罚的存在就是因为若做事没有了一个评判,大家就会成为盲目的做事“机器”,没有好坏之分、没有动力,也没有创新创造的思考力......而要做评判,就需要做的任务有实际结果。

  在项目管理过程中,管理者对于时间进度的监控也是如此。如果一个项目活动从头到尾,大家都在执行做事,管理者即使看得到大家工作的过程,可是没有任何结果成品,那么中间就无法判断进度到了哪一步,是否有所延误等。

  因此,想要知道项目组的时间是否被充分运用,管理者就需要根据时间计划,分阶段的验收时间周期内的成果,即:这段时间应该完成怎样的目标。只有在规定的时间期限内完成一个个任务目标,并成功验收,那么时间进度也就一目了然了。

  三、开头难:规律化开工习惯养成模式

  “万事开头难”这个规律表现在我们生活中各个方面,不少“打工人”都没有太好的自律性,反而容易拖延,导致早上开始工作时的很多时间都是被浪费掉的。因此,如何让自己养成快速进入工作状态的习惯,是非常利于对项目工作时间的利用的。

  其实大家早上的“浪费”时间并不是有什么其它具体事项而耗费的,可能只是一时没有明确从哪里先开始而陷入了行动的卡顿。要解决这样的问题,我们可以从培养规律化习惯开始。

  例如,有的人可以选择每天早上开工前,先喝一杯饮品,既清醒下自己大脑,也顺势思考下自己今天需要做的关键事项。另外,你还可以选择运用具体规划的方式,计划好自己每周每天的一件必做事情,那么来公司后,就从这件事开始让自己进入工作状态,不必纠结浪费碎片时间。

  四、做记录:直观了解浪费的碎片时间

  常言“好记性不如烂笔头”,就如同我们总是不知道自己钱花哪去了而记账一样,大家也总时不时会发觉时间就这么没了,不少事却还没做。

  这时我们就需要借助传统的记录方式,记下自己的时间分别在做些什么,这样我们就可以发现我们不以为意的一些浏览社交平台或是聊天等事情所花费的时间多的多,真正花费在工作上的有效时间是很有限的。甚至不少碎片化小事的时间,单独来看可能觉得还好,加起来却发现也在一天内占有分量。

  不少这样的项目工作者没有直观的看到自己的时间使用情况时,还觉得自己挺忙碌的,但是时间却还不够。但是一旦在时间以记录形式直接放在眼前,才会意识到自己无意识对时间的消耗浪费所占比重之大。也只有有了清晰认识,大家才能开始有意识的进行调整改正,不让休闲放松的社交时间过长,将其遏制在规划的时间内,不让工作时间受到影响。

  项目管理本就是对时间进度的调控,因此对团队成员在时间利用率上的要求也格外高。这不只是管理者的事情,想要提高整个企业的竞争力,还需让大家集体形成管理时间的意识才是上乘之选。